Als young professional Informatiemanagement werk je vaak in een team. Misschien merk je dat jouw team soms problemen heeft met goede communicatie of niet efficiënt bezig is. Misschien kan Agile Scrum je daarbij helpen. Deze term hoor je steeds vaker, maar wat zijn nou de voordelen van deze werkwijze en hoe kan je jouw team begeleiden om meer Agile te gaan werken?
Wat zijn de voordelen van werken met Agile Scrum?
Om te bepalen of de implementatie van Scrum voordelig kan zijn voor je team, dien je eerst stil te staan bij de voordelen ervan.
- Scrum is efficiënt: Met Scrum werk je in korte sprints waarin telkens een tussendoel wordt bereikt. Hiermee lever je in korte tijd resultaat op. Het voordeel hiervan is dat wanneer een project wordt aangepast, hier meer ruimte voor is tussen sprints door.
- Meer grip op projecten: Door middel van de ‘Daily Standups’ bespreekt het team iedere dag de stand van zaken met de lopende projecten. Zo kunnen de ontwikkelaars elkaar snel bijspringen wanneer nodig en kan de Product Owner ervoor zorgen dat het project de goede kant op blijft gaan.
- Continue verbetering: Aan het eind van de sprint vindt er een Retrospective plaats. In deze meeting loop je na met je team wat er goed ging en wat nog verbeterpunten zijn. Hier definieer je actiepunten voor die je meeneemt naar de volgende sprint.
- Teamgevoel: Je bent samen met je team verantwoordelijk voor alle taken rondom jullie project(en). Door de Daily Standups zorg je ervoor dat de lijntjes kort blijven binnen het team en iedereen betrokken is bij iedere actie. Dit zorgt voor een optimaal teamgevoel.
Train je team in Agile Scrum
Als young professional Informatiemanagement krijg je al redelijk vroeg in het traineeship een cursus voor Scrum Master. Voor deze young professionals kan kennis over deze werkwijze als vanzelfsprekend worden gezien. Kijk hier voor uit wanneer je Agile Scrum wil implementeren binnen je team. Agile Scrum is geen basiskennis, maar vereist een echte training en goede begeleiding. Als young professional Informatiemanagement is het een mooie uitdaging om de theorie in de praktijk te brengen en deze training en begeleiding zelf te verzorgen. Mocht niemand binnen je team een Agile Scrum cursus hebben gehad, is het aangeraden om hier toch een (online) training voor aan te schaffen. Dit kan voor zowel het hele team als voor de toekomstige Scrum Master (die vervolgens de kennis weer verspreidt).
Bepaal de rolverdeling
Agile Scrum kent drie verschillende rollen:
- De Scrum Master bewaakt het Scrum proces en zorgt ervoor dat het Scrum team goed zijn werk kan doen.
- De Product Owner overlegt met de stakeholders en bepaalt de prioriteiten van de verschillende projecten.
- De Developers ontwikkelen het product of werken aan de projecten.
Het is belangrijk om goed met je team af te stemmen wie welke rol oppakt, echter is er wel een standaard verdeling. Binnen jouw team is er ongetwijfeld iemand die het contact onderhoudt met de stakeholders. Deze persoon zal dan de Product Owner worden. Mocht je een young professional Informatiemanagement zijn (of iemand die een Agile Scrum cursus heeft gevolgd), ben jij de aangewezen persoon om Scrum Master te zijn. Scrum Masters dienen namelijk het proces van binnen en buiten te kennen om het proces te bewaken en het team te begeleiden. Scrum Master zijn is geen full time bezigheid. Mocht de Scrum Master maar één team begeleiden, dan zal deze voor de resterende tijd de Developer rol op zich nemen. De rest van het team zal ook de Developer rol krijgen en zich bezighouden met het realiseren van de projecten.
Kies de juiste tooling
Een groot onderdeel van Scrum is het Scrum bord. Hier staan alle backlog items op en de bijbehorende statussen. Vroeger was dit Scrum bord slechts een grote poster met allemaal sticky notes erop die je op je vaste werkplek kon hangen. Tegenwoordig gaat dit een stuk lastiger met de opkomst van thuiswerken en flexplekken. Om dit bord alsnog te kunnen faciliteren is er een online tool nodig waar je met jouw team met het Scrum bord kan werken. Bekijk samen met je team welke tool het best voor jullie werkt. Werk je bijvoorbeeld al met MS Teams, dan kan MS Planner een goede optie voor jullie zijn. Ben je het enige Scrum team binnen de organisatie, dan kun je kijken naar Youtrack of Trello. Als er meer Scrum teams binnen de organisatie zijn (of gaan komen) kun je kijken naar een tool als Jira of Azure Boards. Deze keuze ligt helemaal bij jou en jouw team!
Bepaal welke Agile Scrum rituelen je wil hanteren
Het Scrum framework bestaat uit een flink proces met verschillende terugkerende Scrum rituelen. Dit zijn:
- Daily Standup: Dit is een dagelijkse meeting waarin iedereen vertelt wat ze de afgelopen dag(en) hebben gedaan en wat ze komende dag(en) gaan doen. Hierin wordt ook gedeeld of de Developer ergens knelpunten ziet en waar hulp gewenst is.
- Sprint planning: Deze meeting vindt plaats op het begin van de sprint. De Product Owner heeft voor deze meeting een prioritering van userstories opgesteld. Samen met het Development Team wordt er gekeken welke userstories in de komende sprint opgepakt kunnen worden en door wie.
- Sprint Refinement: Dit is een optionele meeting waarin het Development Team samen met de Product Owner de gekozen userstories ‘refined’. Tijdens deze refinement wordt er gekeken naar userstories die in de praktijk niet helemaal haalbaar blijken en dus aangepast moeten worden. Ook kan het simpelweg zijn dat een userstory niet genoeg informatie bevat om deze goed uit te voeren. Dit wordt dan gezamenlijk aangevuld.
- Sprint Demo: Tijdens de Sprint Demo worden de opgeleverde functionaliteiten/deelresultaten gepresenteerd aan de stakeholders.
- Sprint Retrospective: De Retrospective wordt gebruikt om het Srum/ontwikkel proces te evalueren. Hierin deelt iedereen wat ze goed vonden aan de afgelopen sprint en wat ze denken dat beter kan. Vervolgens definieert het team gezamenlijk actiepunten om de verbeterpunten aan te pakken.
Zoals je ziet zijn het nogal wat rituelen. Het kan voorkomen dat een team bestaat uit personen die niet 40 uur per week bij hetzelfde team werken. Het is dan vaak niet te doen om alle rituelen uit te voeren, zonder dat alle tijd om aan de projecten te werken verloren gaat. Het is daarom van belang dat je met jouw team goed afstemt welke rituelen voor jullie de meeste waarde toevoegen. Zo kun je bijvoorbeeld 2-3 Daily Standups per week doen in plaats van iedere dag. Je kan ook de Refinements of Demo’s overslaan als ze niet nodig zijn. Gebruik de Retrospective ook zeker om de Scrum rituelen te evalueren op efficiëntie en pas ze zo toe dat ze passen bij jouw team.
Kortom, zorg ervoor dat er iemand is binnen het team met kennis over Agile Scrum en zorg dat deze kennis wordt verspreid. Bepaal samen met het team wie welke rol vervult en welke tool er wordt gebruikt om het proces te ondersteunen. De Scrum rituelen zal je vooral moeten ervaren met het team wat voor jullie goed werkt qua vorm en frequentie. Hier is geen standaard vorm voor!
Interesse in ons traineeship Informatiemanagement?
Meer weten over de inhoud, het traject en de mogelijkheden van het Traineeship Informatiemanagement? Kijk dan hier.
Of neem contact met ons op via e-mail of telefoon. Aan de andere kant van de lijn tref je onze adviseurs. Zij weten alles van de Breinstein-trajecten en gaan graag met jou in gesprek om te kijken welk vervolgtraject jou het beste past.
