Als trainee informatiemanagement krijg je te maken met ontzettend veel opkomende veranderingen bij organisaties. Deze veranderingen bij organisaties zijn vaak het gevolg van de Digitale Wereld. Interactief, transparant, online samenwerken, innovatie, systemen.. termen die niet meer zijn weg te denken uit ons vocabulaire.
Maar is dit wel zo? Waar deze termen voor ons al normaal zijn, ervaren organisaties de struggles. Hoe ga je als trainee met veranderingen bij organisaties mee om? In deze blog lees je mijn ervaringen en geef ik een aantal tips over hoe je met deze struggles om kunt gaan.
Jouw oogpunt
Wanneer je als trainee bij een organisatie terecht komt, bekijk je deze organisatie vanuit jouw eigen oogpunt. Je neemt je ervaringen, je karakter en alles wat je hebt geleerd tijdens je studie mee. Onze generatie heeft ervaring met de digitalisering. Hier zijn we mee opgegroeid. We hebben geleerd om op lange-termijn te denken en vooruit te kijken. Met frisse moed, energie en alle kennis die je denkt te hebben stap je deze organisatie binnen.
Verbeterpunten
Na een aantal weken zie je al ontzettend veel punten die anders, beter, sneller en eenvoudiger kunnen. Zo enthousiast als je bent presenteer je deze bevindingen voorzichtig aan de organisatie. Als je geluk hebt kom je terecht in een projectteam met net zoveel enthousiasme als jezelf. Maar wat blijkt? De organisatie zit niet te springen om jouw advies. Dit was voor mij een belangrijke les. Waar wij tijdens de opleiding alles hebben geleerd over innovatie, digitalisering, samenwerken, communicatie etc. is de organisatie nog niet altijd klaar voor deze veranderingen. En begrijpelijk. Er is jarenlang op een bepaalde manier gewerkt en deze manier van werken ging prima. Om zulke grote stappen te zetten binnen een organisatie waar het altijd prima ging, vraagt veel van de organisatie en zijn medewerkers. Terugvallen op het ‘oude vertrouwde’ is dan prettig en gemakkelijk.
Jouw rol
Ook de rol van pas-afgestuurde of trainee is soms lastig in te schatten. Je hebt waarschijnlijk een andere kijk op de processen binnen de organisatie. Hier zullen ideeën uit voort komen die zeker bruikbaar zijn voor de organisatie (doe wel eerst je onderzoek!). Dat wil niet zeggen dat de manier waarop het nú werkt binnen de organisatie slecht is. De kunst in mijn ogen is om deze twee perspectieven te combineren.
Jezelf open stellen naar de organisatie toe, vragen stellen, informatie opnemen, wat werkt wel en wat werkt niet, wat zijn behoeftes van de medewerkers. In gesprek gaan en luisteren naar wat er wordt verteld. Hierbij is het belangrijk om zo objectief mogelijk te blijven. Dat is het voordeel van een trainee. Je werkt niet al jaren voor de organisatie en werkt niet op een bepaalde manier omdat ‘dit nou eenmaal is zoals we hier werken’.
Veranderingen bij organisaties
Iedere organisatie heeft zijn eigen veranderproces. Wanneer je bij een organisatie een succesvolle verandering teweeg hebt gebracht, betekent dit niet dat dezelfde methode gaat werken bij een andere organisatie. Het is belangrijk om elke keer weer te blijven kijken naar het type organisatie, de organisatiecultuur, de leiderschapsstijlen en de karakters van medewerkers. Hierna vraag je jezelf af: gaat het om een procesverandering of een cultuurverandering? Deze twee soorten veranderingen vragen een verschillende benadering.
Misschien wel het grootste struikelblok in mijn ervaring is het fenomeen dat iedereen binnen de organisatie verandering wil, maar niemand wil veranderen. Er wordt dan veel gepraat over de veranderingen en medewerkers zijn hier zelfs enthousiast over. Maar het daadwerkelijke veranderen blijft vaak uit. Het lastige is dat dit vaak te maken heeft met de intrinsieke motivatie bij medewerkers. Wanneer je als organisatie graag wil dat medewerkers vanuit een intrinsieke motivatie een verandering ondergaan, zullen de voordelen van deze verandering voor de medewerkers (what’s in it for me) naar boven moeten komen. Daarnaast is het belangrijk de medewerkers enthousiast te maken. Bijvoorbeeld door het inzetten van innovators en early adapters. Je hebt dan kans op het sneeuwbaleffect waardoor ook de rest van de organisatie meegaat in de verandering.
In gesprek gaan
Ga in gesprek met medewerkers. Luister naar de behoeftes en verdiep je in de motivatie en capaciteiten. Kijk ook of de gelegenheid er voor medewerkers is om een bepaalde verandering te ondergaan. Do not assume dat jij weet wat het probleem is. Blijf doorvragen en blijf de waarom vraag stellen. Werk samen met collega’s, ook de ‘oude gouden’ die er al jaren werken. Sta open voor elkaars kijk op veranderingen en de organisatie.
En misschien wel het belangrijkste: laat het los wanneer het echt niet lukt. Jij bent er om advies te geven en om te ondersteunen bij de huidige veranderingen bij organisaties, maar de keuzes die er uiteindelijk worden gemaakt heb jij niet in de hand. Leer hiervan, laat het los en ga weer vrolijk verder.
