In de Trouw van 28 augustus (2016) stond een artikel over zinvol werk en co-creatie. De grote berg aan voordelen (verhoogt vertrouwen, verhoogde zingeving, meer innovatie, etc.) laat de toegevoegde waarde zien van deze ontwikkelingen.
Het mooie is dat het volgens Liesbeth Dillen (geïnterviewde; consultant en voorheen topmanager bij IKEA België) deels vanzelf gaat. Het is namelijk zo dat de kenniseconomie waar we op dit moment in zitten meer een netwerkeconomie is. Een netwerkeconomie is gericht op kennisdeling en dat draagt bij aan zinvol werken en co-creatie.
Co-creatie binnen de overheid
In gemeenteland wordt er al veel samengewerkt. Zo werken de G4 (Gemeente Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht) samen op het gebied van ICT. Het project DIMpact ondersteunt de ontwikkelingen van zaakgericht werken in samenwerking met meerdere gemeentes in Nederland. Verder zijn er ook vanuit bijvoorbeeld het VNG (Vereniging Nederlandse Gemeentes) diverse innovatieprogramma’s. Volgens een onderzoek uit 2014 van Sioo (Stichting Interacademiale Opleiding Organisatiekunde) ontstaan er steeds meer van dit soort samenwerkingsverbanden en zal dit niet zomaar stoppen.
Dan naar mijn werkzaamheden tijdens het traineeship als Records Manager. Op dit moment werk ik voor de afdeling informatiebeheer. Dit is een ondersteunende afdeling die advies geeft over de omgang met informatieobjecten in de bedrijfsprocessen. Mijn werk bestaat uit het analyseren van het proces op informatiestromen en applicaties. Daarnaast geef ik ook training en advies over de gevonden resultaten of ontwikkelingen in de toekomst. Voor de analyse heb ik informatie nodig vanuit de business over de verschillende stappen die in het proces zitten, wie er betrokken zijn, welke systemen zij gebruiken, waarvoor zij de systemen gebruiken, etc.
Deze vragen zijn voor mij nodig om te bepalen hoe we met de informatie om moeten gaan en in een steeds meer digitale wereld is het essentieel om dit in kaart te brengen. Echter is dit voor medewerkers die hun werkzaamheden al jarenlang op eenzelfde manier uitvoeren soms lastig te beantwoorden. Dat komt bijvoorbeeld omdat ze nooit over deze vragen hebben nagedacht of omdat er geen afstemming is over hoe het proces er uitziet. Het is op zo’n moment essentieel om samen tot een oplossing te komen: co-creatie.
Voordelen van co-creatie
Door deze co-creatie snijdt het mes aan twee kanten: wij krijgen informatie over processen waar wij als ondersteunende partij geen zicht op hebben, de business krijgt meer inzicht in de processen die zij gebruiken. En omdat het (vaak) door middel van co-creatie tot stand komt worden zij nauw betrokken bij onze interventies. In mijn werkzaamheden probeer ik mijn planning zo op te stellen dat ik qua afstand in de buurt ben van de opdrachtgevers (de business). Dit doe ik om ervoor te zorgen dat de samenwerking soepel verloopt. Daarnaast probeer ik een vertrouwelijke relatie op te bouwen waarbij ik een omgeving creëer waarin eenvoudig hulpvragen gesteld kunnen worden.
Factoren die co-creatie kunnen belemmeren
Echter is dit niet altijd succesvol. Er zijn factoren die van invloed zijn op de samenwerking, waar ik weinig invloed op heb. Zo moet de business tijd vrij maken, moet ik tijd hebben, zij moeten begrip hebben van de taken die ze krijgen, maar ook wat het einddoel is, wij moeten begrijpen wat de impact is voor de business. Door verschillen in het perspectief kan dit leiden tot wantrouwen of onenigheid in de samenwerking.
Wanneer dit gebeurt heb ik gemerkt dat meer aandacht en ondersteuning kan leiden tot misbruik. Vanuit de theorie weet ik dat het investeren in de relatie dan kan bijdragen, echter heb je in de praktijk vaak niet voldoende tijd of middelen om dat te bewerkstelligen. Ik heb me daarom (helaas) aangeleerd dat wanneer een situatie met veel wantrouwen of onbegrip zich voordoet, het beter is om duidelijke afspraken te maken en deze te controleren. Dit kost veel energie en ik vind het daarom niet wenselijk, maar het is op zo’n moment wel noodzakelijk om tijdig informatie te kunnen ontvangen.
