Binnen alle (bijna alle) organisaties is veel informatie te vinden. Deze informatie is vaak in documenten opgeslagen. Tot zo ver logisch. Echter, wanneer ik kijk naar de wijze waarop deze documenten worden opgeslagen en bewaard, valt het me telkens op hoe gemakkelijk dit een chaos wordt. Waarom is het hebben van een goed functionerend document management systeem (DMS) zo van belang?
Het belang van een DMS
Iedere medewerker doet dingen op zijn eigen manier en vaak zijn er meerdere manieren om dit te doen. Dat helpt natuurlijk mee om de chaos en de onduidelijkheid te vergroten. Binnen de zorginstelling waar ik tijdens het traineeship werk, hebben we een onderscheid gemaakt in kwaliteitsdocumenten en andere documenten. De kwaliteitsdocumenten zijn van belang voor de jaarlijkse audit. Deze moeten jaarlijks herzien worden en worden over het algemeen dan ook vrij goed bijgehouden. Dan blijft er nog een groep andere documenten over. Dit zijn documenten die voor iedereen wel van belang kunnen zijn. Dit varieert ook van documenten die daadwerkelijk van belang zijn voor een bepaalde groep medewerkers, tot de documenten die individueel bij een medewerker horen.
De afgelopen tijd is de discussie bij ons weer op aan het komen hoe we hier mee om willen gaan. We kunnen SharePoint gebruiken als DMS. Dit is in het verleden ook gedaan, maar blijkt problemen op te leveren met rechten. Niet iedereen mag zomaar op alle plekken documenten wijzigen of verwijderen. Dat is goed, want daarmee kan de eigenaar van de documenten zijn rol hier ook in nemen. Tegelijkertijd is het lastig voor veel documenten, omdat medewerkers verouderde documenten dus niet zomaar kunnen aanpassen of verwijderen. Dat zorgt voor wildgroei, vaak zijn verschillende versies terug te vinden en is het onduidelijk of je daadwerkelijk de meest actuele versie te pakken hebt van een document.
Oplossingen
De nieuwe optie die geopperd is, is om het DMS terug te brengen naar de fileserver. Hier heeft iedereen een persoonlijke map en is er daarnaast een structuur op team niveau en per onderwerp. Het is gemakkelijk om iedereen hier rechten op te geven en zichtbaar te houden wie het document voor het laatst bewerkt heeft. Het voordeel is ook dat iedereen weet hoe dit werkt en dat er weinig uitleg nodig zal zijn. Voor de andere documenten is dit een prima optie, maar voor de kwaliteitsdocumenten lijkt dit minder wenselijk. Het betekent dat iedereen te allen tijde het document kan wijzigen. Daarmee raak je de controle kwijt en is verantwoording achteraf soms lastig.
Als tussenoplossing is het mogelijk om alle kwaliteitsdocumenten middels SharePoint te bewaren. Hier komen documenteigenaren bij die voldoende rechten hebben om hun documenten bij te houden en te zorgen dat de informatie up-to-date is. Daarnaast kunnen de medewerkers op team en thema niveau de documenten zelf bewaren op de fileserver. Hier wordt dan per map een verantwoordelijke aangesteld van iemand die dit actueel houdt en voorkomt dat er vervuiling ontstaat.
Weerstand
Wat me hieraan het meest opvalt, is de weerstand die dit oproept. Het betekent dat een aantal medewerkers op een andere manier zal moeten werken. Dat zorgt altijd voor frustratie en weerstand. Dat is ook niet per se erg. Het kan ook betekenen dat de discussie verder gevoerd kan worden en dat we samen kunnen ontdekken wat de beste oplossing is. Het betekent ook dat er regelmatig, minimaal eens per jaar, een opruimactie plaats gaat vinden, waarbij gecontroleerd wordt of alles inderdaad nog actueel en nodig is. Dat kost tijd en krijgt vaak geen prioriteit. Terwijl het zo veel makkelijker werkt, wanneer alles goed vindbaar is en actueel. Dat scheelt tijd, misverstanden en maakt het werk makkelijker.
Dus, tijd om toch die op schoon actie in te gaan plannen?
Wil jij ook een traineeship informatiemanagement volgen? Bekijk onze vacatures!
