Op dit moment werk ik als Records Manager bij de Gemeente Rotterdam en ben ik dagelijks bezig met vraagstukken over informatie. Voordat ik begon aan mijn traineeship had ik nog weinig ervaring met het beheren van informatie. Een zoekopdracht op internet leverde zowel verduidelijking, maar ook onduidelijkheid op.
Zo geeft Van Dale aan:
1. Inlichtingen, gegevens
2. Elk gegeven dat door een computer gelezen kan worden
Iets met computers?
Wellicht had het iets met computers te maken. Om deze reden ben ik meer gaan lezen over het onderwerp, onderzoek gaan doen en sprak ik met verschillende mensen. Ik heb geleerd over technologie en ICT, maar toch blijkt dat dit niet antwoord geeft op de vraag: wat is informatie? Ik richtte mij tot de encyclopedie die alles weet: Wikipedia. Bij het zoeken kwam er een haast filosofisch antwoord uit naar voren:
“Men verstaat in algemene zin alles wat kennis of bepaaldheid toevoegt en zodoende onwetendheid, onzekerheid of onbepaaldheid vermindert. In striktere zin wordt wel gesteld dat pas van informatie gesproken kan worden als die voor mensen interpreteerbaar is. Het interpreteren en integreren hiervan resulteert in kennis.”
Informatie toepasbaar maken
Mooie omschrijving, maar nog steeds lastig toepasbaar. Door goed te luisteren naar Rik Maes, kwam ik meer te weten over de complexiteit van informatiemanagement. Hij leerde mij dat informatie is wat ‘energie’ is voor een natuurkundige: “handig, maar lastig definieerbaar”. Inmiddels ben ik verder op weg en begrijp ik dat de verklaring van Wikipedia nog niet zo gek was. Ik had al die tijd het antwoord vlak voor me. Alles is informatie, informatie bestaat uit gegevens die een bepaalde waarde hebben. Als je dit kan toepassen heb je het over kennis. Dit wordt beschreven in het volgende model:
Dit model geeft geen eenduidig antwoord, maar het geeft voor mij voldoende informatie over het vakgebied waar ik in werk. Want tijdens mijn werkzaamheden ben ik bezig om te zorgen dat medewerkers de juiste informatie te zien krijgen om zo hun werkzaamheden uit te kunnen voeren. Het is dus niet zozeer de vraag ‘wat is informatie’, maar ‘waar komt het vandaan en waar is het voor nodig’. Dit zijn centrale vragen in mijn vakgebied en ik begeleid het proces van deze ontdekking, het toepassen ervan en het zoeken naar mogelijkheden van deze informatie.
Werkdag
Echter geeft dit nog geen beeld van het beheer van informatie. Ik zal daarom als voorbeeld een werkdag van mij schetsen om een beter beeld te geven. Als Records Manager ben ik onderdeel van een ondersteunende afdeling voor de lijnafdelingen (de business). De business helpen wij bij het in kaart brengen van hun processen en de informatieobjecten die daarbij horen. Informatieobjecten duiden vaak op documenten die in het proces voorkomen, maar ook rollen/behandelaars, applicaties, richting van het document en bewaartermijnen zijn relevant. In de meest ideale situatie kun je dan een proces opstellen met alle objecten, de locatie, de behandelaar, de richting, etc. Hieronder heb ik een voorbeeld gezet van een proces dat een omschrijving geeft van een mogelijke situatie.
Door middel van de informatie in dit soort processen is het mogelijk om deze stromen te beheren. We kunnen daarop adviseren over bewaartermijnen, opslaglocaties, digitalisering of zaakgericht werken. Daarnaast proberen wij ook zoveel mogelijk samen te werken met collega’s van Informatieveiligheid en Privacy. Deze afdelingen focussen meer op de inhoud van documenten en de autorisaties die gegeven worden aan personen in het proces. De objecten die wij identificeren gebruiken zij dus als startpunt voor hun advies.
Ben je na het lezen van deze blog geïnteresseerd geraakt in een traineeship informatiemanagement? Bekijk onze vacatures!
