Nog met enige regelmaat hoor ik tijdens projecten bij opdrachtgevers dat de organisatie niet de daadwerkelijke oplossing krijgt die zij nodig hebben om hun klanten te bedienen. Als ik dan doorvraag naar wat het onderliggende probleem is, kom ik bijna altijd tot de conclusie dat er een gebrek aan communicatie is tussen de business(organisatie, afdeling) en ICT. Zo blijkt bijvoorbeeld de toepassing in praktijk helemaal niet te werken en ook verandert de scope tussentijds nog regelmatig van het project of zijn er verkeerde verwachtingen geschapen. De digitalisering gaat dus nog vaak fout.
Naar mijn mening heeft het dus vaak te maken met een gebrek aan goede communicatie tussen de business en ICT. Wat kan leiden tot hoge kosten, inefficiënte oplossingen en de niet gerealiseerde doelen.
Hoe bestaat het nog dat digitalisering mislukt?
Ik zoek regelmatig naar het antwoord op de vraag hoe het nog bestaat dat digitaliseringsprojecten niet slagen en hoe er zo vaak een gebrek aan goede communicatie kan zijn. Eigenlijk stuit ik altijd op een van deze achterliggende redenen:
- Techniek wordt binnen digitaliseringsprojecten als uitgangspunt genomen. Maar moet de techniek niet juist het middel zijn? Volgens mij is het belangrijk om je eerst te richten op de wensen van de eindgebruiker voordat er in technische oplossingen gedacht wordt.
- Organisaties bestaan uit verschillende afdelingen en deze afdelingen worden vaak niet in samenhang gemanaged. Hierdoor ontstaan er, zo gezegd, eilanden binnen de organisatie. Als je dat doortrekt naar digitaliseringsprojecten dan denk ik dat de eilanden er voor zorgen dat ICT te weinig weet van de business en andersom.
Krachten bundelen
Mijn visie is dat informatiemanagers de echte behoefte van de business inzichtelijk moeten maken. Ieder project rond digitalisering is uniek en volgens mij zijn generieke oplossingen dus nooit de oplossing. De oplossing moet altijd zijn om de business zo goed mogelijk te bedienen om de gestelde doelen te realiseren.
Maar dat kan alleen als de business, informatiemanagers en ICT samenwerken en loskomen van die eilandencultuur. Informatiemanagers moeten als een spin in het web de verbindende factor tussen de business en ICT zijn.
Wat heb je nodig?
Om digitalisering te laten slagen zijn de volgende onderdelen volgens mij in ieder geval ontzettend belangrijk.
- Stel een business case op
Zorg ervoor dat je de doelen helder definieert en beschrijft hoe je winst wilt behalen met dit project. Om duidelijkheid te creëren is het beschrijven van de aanleiding ook geen overbodige luxe.
- Zorg dat de neuzen dezelfde kant opstaan
Om teleurstelling te voorkomen is het belangrijk om gezamenlijk de ideeën over het eindproduct vast te leggen en scherp te stellen waar de prioriteiten liggen. Om het project te waarborgen is het belangrijk om vast te leggen wie wat gaat doen en wanneer.
- Neem de eindgebruiker mee
Bij veranderingen komt vaak weerstand vanuit de gebruikers. Om de kans op weerstand te verkleinen is het goed om de eindgebruikers ook mee te nemen in dit proces. Presenteer bijvoorbeeld tussentijds prototypes en laat de eindgebruikers ook de testers van het systeem zijn. Op die manier kunnen de wensen van de gebruikers meegenomen worden in het project.
