*Let op: Spoiler alert!*
In deze blog staan spoilers over een Brein & Muscle dag. Wil jij je tijdens de B&M dagen liever laten verassen? Dan kun je deze blog beter overslaan en één van onze andere blogs lezen!
Een Brein & Muscle dag (ook wel een B&M dag genoemd, omdat we soms te lui zijn om het hele woord uit te spreken) is iets waar alle Breinstein trainees van het traineeship Informatiemanagement in twee jaar tijd bijna maandelijks mee te maken krijgen. Om degenen die niet eerder een Brein & Muscle dag hebben meegemaakt een beeld te geven van hoe zo’n dag eruit ziet, schrijf ik hier graag een blog over!
Wat is een Brein & Muscle dag?
Bij een Brein & Muscle dag kom je een hele dag samen met een kleine groep trainees (ongeveer 15 personen) om met zijn allen te werken aan een casus uit de praktijk. Dit kunnen casussen – ook wel “wicked problems” – zijn die letterlijk uit de praktijk zijn gegrepen, denk hierbij aan het project met Stroom Nederland of casussen die in het algemeen in meerdere organisaties spelen op dit moment. Een B&M dag wordt vaak begeleid door een professional uit het vakgebied van informatiemanagement, of kan afkomstig zijn uit een andere relevante organisatie of een ander vakgebied. Tussendoor is er genoeg tijd voor koffie, wordt er een heerlijke lunch verzorgd, en is er de mogelijkheid om te sporten in de nabij gelegen sportschool. Aan het einde van de dag staat er altijd een hapje en een drankje klaar om de dag gezellig af te sluiten.
Mijn ervaring met mijn eerste Brein & Muscle dag
Mijn eerste B&M dag werd gegeven door John Gerse: ZZP’er en business adviseur in het vakgebied van informatiemanagement. Deze dag gingen we aan de slag met de casus; een gemeente die wil digitaliseren en af wilt van zijn papieren archief. Om te komen tot een moderne digitale organisatie moesten wij als groep een plan in elkaar te zetten ter realisatie van deze enorme verandering. Wat gaat er allemaal veranderen? Hoe gaat het veranderen? Wat is er nodig? Hoe gaan we het aanpakken en wanneer? All brainstormend kom je met zijn allen aan het einde van de dag zeker tot de eerste opzet van een plan. Voor zo’n grote verandering valt niet in een paar uur een compleet uitgedacht plan te verzinnen dat van A tot Z is uitgewerkt.
Denken in oplossingen
Wat was nu de grootste les die ik persoonlijk uit deze Brein & Muscle dag haalde? Wij mensen zijn geneigd om te denken in oplossingen. Teveel meters aan papieren archief? Digitaliseren. Meer aanvragen via email? Meer mensen inzetten op deze afdeling om alle mails af te handelen. Dit waren de eerste oplossingen waar velen van ons mee kwamen nadat we kennis hadden gemaakt met de casus. En op zich zijn dit natuurlijk geen slechte oplossingen, maar dit is niet waar de verandering om draait.
Helikopterview
Als informatie- en verandermanager is het de kunst om afstand te kunnen doen van het probleem en een helikopterview te ontwikkelen. Hierbij is het belangrijk om te beginnen bij de basis. Waarom gaan we digitaliseren? Wat wil je digitaliseren en wat is je doel? Wat is het financiële plaatje? Stel jezelf de grotere, overkoepelende vragen, voordat je in concrete oplossingen gaat denken. Zo kun je goed vaststellen waar je vandaan komt en waar je precies heen wilt. Je wilt bijvoorbeeld flexplekken maken, maar wat verstaan we binnen deze organisatie dan onder flexplekken? Dit kan voor iedereen anders zijn.
Valkuil
Niet alleen wij als trainees zijn geneigd om in concrete oplossingen te denken, maar ook organisaties vallen dus vaak in deze valkuil. En zelfs als ik me hier bewust van was, betrapte ik mijzelf erop dat ik soms toch automatisch bleef denken in oplossingen. Mensen zijn nu eenmaal vaak oplossingsgericht. Zeker als we te maken hebben met werken onder tijdsdruk of een bepaalde deadline willen behalen. Dit is echter ook één van de redenen waarom verandertrajecten zo vaak niet slagen. We moeten oog houden voor het grotere geheel, dan pas kunnen we gaan denken in oplossingen.
Breinstein trainees
Aan ons als Breinstein Trainees dus de taak om organisaties bewust te maken van hun valkuilen en met onze frisse blik en vers opgedane kennis mee te denken met dit soort verandertrajecten. Een leuke uitdaging als je het mij vraagt!
Ben jij geïnteresseerd in een traineeship informatiemanagement of een traineeship verandermanagement om als trainee informatiemanagement aan de slag te gaan? Kijk dan op de website van Breinstein naar het traineeship informatiemanagement!
