We kennen het waarschijnlijk allemaal: je start je computer op en checkt eerst nog even snel je Facebook, Twitter, Instagram, of die leuke blogsite. PLING! Er komt ook nog een mailtje binnen. Het is dat leuke shirt dat je gisteravond hebt besteld. Je mag hem vandaag al ophalen. Snel even kijken waar het dichtstbijzijnde afhaalpunt is, etc. Dan ben je opeens een half uur verder… Productief werken is dus erg lastig.
Het internet. Het is zowel een zegen, als soms ook een vloek. Het internet zorgt er o.a. voor dat we sneller kunnen werken en dat alles binnen handbereik is. Maar het zorgt ook voor een constante prikkel en afleiding. Dit leidt er toe dat we soms minder productief werken dan we zouden willen. Hieronder heb ik een aantal tips beschreven die je kunnen helpen om productiever de dag door te komen en je werkdoelen te halen.
Tip 1: Maak een korte, realistische en concrete takenlijst
Zet dus niet op je takenlijstje: schijf rapport. Maar hak dit rapport in behapbare taakjes. Zo zorg je ervoor dat een takenlijst overzichtelijk blijft en je er minder tegenop ziet. Wees ook realistisch. Een takenlijst van twee bladzijden lang, krijg je nooit af op één dag. Stel dus prioriteiten en maak onderscheid tussen belangrijke en onbelangrijke(re) taken. Welke taak wil je echt af hebben om tevreden naar huis te kunnen gaan? Zorg er ook voor dat je dag niet helemaal vol gepropt zit. Houd ongeveer 2 uur over voor onverwachte werkzaamheden die tussendoor komen. En vergeet niet genoeg pauze in te plannen!
Bovendien is het handig om deze lijst een dag van tevoren al gemaakt te hebben. Dan kun je ’s ochtends meteen fris van start. Ook kan het helpen om voor jezelf na te gaan op welk moment van de dag jij het lekkerst in je vel zit; ben je een ochtendmens of werk je juist het lekkerst na de lunch? Plan de belangrijkste taken in op dit moment om productief te werken.
Tip 2: Kortere maar intensere werk cycli
Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat je hersenen niet langer dan een bepaalde periode in staat zijn ergens volledig op te concentreren. Zo bleek uit een onderzoek van sociaal netwerkbedrijf Draugiem Group dat hun meest productieve werknemers na elke 52 minuten 17 minuten pauze namen. Wil je productief werken, zorg er dus voor dat je niet langer dan een uur geconcentreerd ergens aan werkt en beloon jezelf vervolgens met een (korte) pauze. Dat voelt misschien als tijdsverspilling maar per saldo krijg je uiteindelijk meer voor elkaar.
Tip 3: Beweging is belangrijk om productief te werken!
We weten het eigenlijk allemaal: sporten is goed voor je. Maar het is niet alleen goed voor de gezondheid, het verhoogt ook je productiviteit. Dus sleep jezelf toch een half uurtje eerder uit bed voor een ‘morning run’ of wandel een stukje in de pauze. Geen tijd is geen excuus meer. Zelfs een klein stukje, van misschien maar tien minuutjes, in de frisse lucht wandelen heeft al een positief effect.
Tip 4: Kick af van multitasking
Multitasking is tegenwoordig helemaal hip, en een vaardigheid die veel mensen denken te bezitten en trots op zijn. Maar helaas, uit onderzoek is gebleken dat wij mensen, allemaal, verbazingwekkend slecht zijn in multitasking. Ons brein is er simpelweg niet voor gemaakt. Dus, wil je echt productief werken? Ga dan aan de slag met singletasking, aldus breinexpert en MT-columnist Mark Tigchelaar. Focus je op de specifieke taak die je af wil hebben en zet afleidende diensten als Facebook en email notificaties uit. Zorg er dus voor dat je een e-mail moment inplant zodat je dit niet tussendoor hoeft te doen. Schrik niet, het zou kunnen dat je afkickverschijnselen krijgt van het minderen in snel veranderen van taakjes. Elke keer dat je van taak wisselt of je een berichtje ziet binnen komen worden je hersenen namelijk beloond met het gelukstofje dopamine.
Last but not least: vergeet niet te genieten!
Creëer een fijne werkomgeving en atmosfeer. Dit kan voor iedereen net wat anders zijn, maar vaak helpt het als de werkplek opgeruimd is en er wat eten en drinken binnen handbereik is. Zet eventueel een muziekje aan en ga er eens lekker voor zitten (of staan). Zit je echt vast met je werk? Probeer dan eens andere methoden zoals creatief denken of design thinking.
Veel productief werkplezier!
