‘Best practices’ zijn methodes of technieken die algemeen geaccepteerd worden als de meest effectieve manier om tot resultaten te komen. Het kunnen ook methodes en technieken zijn die als standaard worden gezien hierdoor. Hieronder zijn een aantal voorbeelden die digitalisering binnen de overheid eenvoudiger kunnen maken.
Best practices voor de overheid en digitalisering
De overheid en digitalisering hebben een aparte relatie met elkaar. Hiermee bedoel ik dat digitalisering binnen de overheid zijn eigen specifieke uitdagingen heeft. Lees hier meer over in deze blog. Daarom is het belangrijk om ‘best practices’ te gebruiken die rekening houden met deze uitdagingen.
Geleidelijke omzetting
Het is belangrijk dat de transformatie die digitalisering brengt geleidelijk te laten verlopen. Dit heeft met twee dingen te maken. Ten eerste de bewustheid van tijd, het duurt namelijk even voordat je alle neuzen dezelfde kant op hebt binnen de overheid. Ten tweede de bewustheid dat je niet alles in een keer kan vervangen of informatie kan verplaatsen binnen elk systeem.
Verder is het slim om eerst te onderzoeken welk systematiek werkt en welke zaken prioriteit hebben. Begin daarom met het introduceren van digitalisering binnen een afdeling en kijk waar de belangrijkste aandachtspunten zijn en noteer deze. Verder zorgt prioriteiten stellen voor overzicht en duidelijkheid waar mensen zich aan kunnen vasthouden. Dit kan je bepalen door bijvoorbeeld te kijken naar welke formulieren het meest worden gebruikt. Als dit werkt bij een afdeling waar de relevantie het hoogst is, kan je doorpakken. Hiermee wordt bedoeld dat dan beslissingen sneller genomen worden, door bewijs van slagen. Hierdoor is wel een cultuuromslag voor nodig.
Wennen aan onzekerheid
Creëer een omgeving waar onzekerheid wordt omarmt. Dit is lastig, want de mens zoekt naar zekerheid, wat heel normaal is. Maar begin met het introduceren van een lerende cultuur waar je mag falen. Begin klein zoals voorheen werd benoemd, werkt de aanpak niet dan stop je en probeer je een andere systematiek. Duidelijke communicatie is hier de sleutel, laat dit ook van tevoren weten als je begint met het digitaliseren van een omgeving. Een van de uitdagingen binnen de overheid is doorpakken en beslissingen maken omtrent digitalisering. Daarom is deze cultuuromschakeling belangrijk om verder te komen.
Laat digitalisering leven en verdeel verantwoordelijkheden
Digitalisering is niet alleen een proces veranderen of een formulier online gooien, laat het leven binnen de organisatie. Vermijd de valkuil om digitalisering bij een afdeling neer te leggen. Werk samen met afdelingen, zodat de impact per afdeling wordt bepaald en mogelijkheden maximaal worden benut. Hierbij kan je tegelijkertijd ook capaciteiten inventariseren. Digitalisering vraagt vaak om nieuwe vaardigheden die nog niet aanwezig zijn bij de overheid. Dus schroom ook niet om buiten de bubbel een kijkje te nemen.
