Functioneel beheerder in 2022. Iets voor jou?
Jij houdt van de technische kant van het bedrijfsleven. Maar je denkt ook aan de gebruiker, de organisatie én het gemak van de functionaliteiten die worden gebruikt – maar dan wel vanuit de informatisering waar je zo van houdt. Is dat wat jij zoekt? Dan klinkt werken in functioneel beheer vast als een droom.
Als functioneel beheerder ben jij degene die er aan de achterkant voor zorgt dat alle systemen goed werken. Ondertussen help je aan de voorkant de business verder, doe je voorstellen voor innovaties, zorg je voor draagkracht binnen de organisatie, en implementeer je uiteindelijk de voorgestelde innovaties.
Wil je meer weten over functioneel beheer en de rol van functioneel beheerder? In dit blog vertellen we je er alles over.
Wat is functioneel beheer?
Functioneel beheer, je hoort het begrip steeds vaker. Maar wat is het nu precies? Functioneel beheer is een domein binnen de informatisering. Dit domein beheert de informatievoorziening van een organisatie. Een ander woord voor functioneel beheer is ook wel informatiebeheer of informatiemanagement.
Hoewel alle drie de termen (functioneel beheer, informatiebeheer en informatiemanagement) synoniem aan elkaar zijn, zien we in de praktijk dat informatiebeheer en informatiemanagement vaak meer strategische onderdelen beheren.
Functioneel beheer zorgt voor het specificeren van de IT-diensten van een bedrijf, het initiëren en aansturen van de realisatie van de diensten én het beheer van bedrijfsbrede informatie.
Doordat het functioneel beheer de IT-diensten specificeert, worden de informatiebehoeften omgezet in informatievoorziening. De informatiebehoeftes komen vanuit verschillende takken van het bedrijf.
Functioneel beheer kan volgens het BiSL* worden opgedeeld in drie clusters:
*Business Information Services Library, een raamwerk voor het uitvoeren van functioneel beheer en informatiemanagement
Gebruiksbeheer: Gebruiksbeheer richt zich op het ondersteunen van de eindgebruiker en bestaat op zichzelf ook weer uit drie onderdelen:
- Gebruikersondersteuning
- Operationele ICT-aansturing
- Beheer bedrijfsinformatie
Functionaliteitenbeheer: Het onderdeel functionaliteitenbeheer gaat over het specificeren van wijzigingen en het vormgeven van niet-geautomatiseerde informatievoorzieningen. Functionaliteitenbeheer houdt zich ook bezig met het uitrollen van geaccepteerde wijzigingen, de voorbereiding hiervan, en het controleren en accepteren van de door de ICT-leverancier voorgestelde technische wijzigingen.
Verbindende, uitvoerende processen: Dit onderdeel binnen functioneel beheer bestaat uit twee onderdelen:
- Wijzigingenbeheer: besluit over wijzigingsverzoeken die vanuit gebruikersbeheer worden voorgesteld.
- Transitie: is het accepteren en doorvoeren van de wijzigingen die tijdens het wijzigingenbeheer zijn voorgesteld. Tijdens transitie worden de geaccepteerde wijzigingen overgedragen van functionaliteitenbeheer aan gebruikersbeheer.
Zoals je ziet, is functioneel beheer een breed domein binnen de informatisering. In de volgende paragrafen bespreken we wat de rol van functioneel beheerder precies inhoudt, en hoe deze functie er in de praktijk uitziet.
Wat is een functioneel beheerder?
Een functioneel beheerder is de persoon die verantwoordelijk is voor het functioneel beheer van een organisatie. Een functioneel beheerder wordt ook wel informatiebeheerder of informatiemanager genoemd. Toch zijn er grote verschillen, die we hierboven al benoemden. Wil je alles weten over het werk van een informatiemanager? Lees dan ons blog: De rol van informatiemanager in 2022, ben jij geschikt?
Een applicatiebeheerder versus een functioneel beheerder bij het traditionele model
Naast deze termen is er ook vaak verwarring over het verschil tussen applicatiebeheer, en functioneel beheer. Hieronder leggen we je precies uit wat de verschillen zijn.
In het traditionele model zijn functioneel beheer en applicatiebeheer twee verschillende functies, met elk hun eigen taak. In het wendbare of agile model zijn deze twee rollen steeds vaker samengesmolten tot één.
Wat is applicatiebeheer?
In de traditionele vorm is de applicatiebeheerder de technicus die de systemen onderhoudt en beheert. Hoogst noodzakelijk omdat bedrijfsprocessen en doelen van een organisatie telkens veranderen.
De applicatiebeheerder zorgt ervoor dat de applicaties meeontwikkelen met de trends binnen de organisatie, én daarbuiten. Als applicatiebeheerder voorzie je in de veranderbehoeftes van jouw organisatie door nieuwe functionaliteiten te configureren. Dit doe je natuurlijk vóórdat erom wordt gevraagd. De applicatiebeheerder werkt vaak op de IT-afdeling.
Wat is functioneel beheer?
Functioneel beheer is ontstaan vanuit een heel andere hoek, namelijk vanuit de business. Waar de applicatiebeheerder het instellen van de applicaties instelt en onderhoudt, ontstond er behoefte aan een profiel dat dichter bij de operationele taken van een bedrijf zat.
Dit is wat de functioneel beheerder dan ook doet. De functioneel beheerder is minder technisch, maar heeft meer vaardigheden op het gebied van communiceren en presenteren, en kijkt tegelijkertijd naar de behoeftes van de gebruiker.
De functioneel beheerder kijkt éérst naar het gebruikersgemak. En in principe managet de functioneel beheerder niet zelf de systemen. In zijn werk vraagt hij zich af of de systemen de gebruikers vooruithelpen:
- Hebben de gebruikers de juiste informatie?
- Hebben de gebruikers de mogelijkheden en bevoegdheden die ze nodig hebben?
Ondertussen houdt de functioneel beheerder de applicaties in de gaten en controleert hij of zij of de applicatie alles biedt wat de organisatie nodig heeft. Maar op technisch gebied zorgt de functioneel beheerder ervoor dat er een specialist wordt ingeschakeld.
Applicatiebeheerder versus Functioneel beheerder bij een wendbaar model
In het wendbare of agile model is de lijn tussen de twee functies minder duidelijk, wat daardoor voor verwarring zorgt. Het is dus niet dezelfde functie, maar wordt in de praktijk wel vaak samengevoegd.
In de praktijk worden de twee rollen vaak uitgevoerd door een en dezelfde persoon. Je krijgt dan iets als een functioneel applicatiebeheerder. Of de rollen apart worden uitgevoerd, of worden samengevoegd, is afhankelijk van de grootte van de organisatie en de complexiteit van de processen.
Welke werkzaamheden voer je uit?
We zeiden net al dat functioneel beheer in verschillende clusters in te delen is. Ook de werkzaamheden zijn onder te verdelen in soortgelijke clusters, volgens de ASL BiSL Foundation:
Gebruiksbeheer:
- Bied je ondersteuning aan gebruikers van het informatiesysteem.
- Los je incidenten op die te maken hebben met het informatiesysteem en/of de informatievoorziening. Ook documenteer je deze incidenten.
- Onderhoud je contact met leveranciers, specialisten en gebruikers.
- Beheer je de gebruikersrechten van de applicaties. Je wijst de gebruiksrechten toe aan de gebruikers.
- Verwerk je informatieverzoeken, op basis van prioriteiten.
Functionaliteitenbeheer:
- Stel je requirements en functionele specificaties voor het informatiesysteem op.
- Stel je productbeschrijvingen en gebruikershandleidingen op.
- Schrijf je acceptatietest- en implementatieplannen.
- Voer je de acceptatietest uit, terwijl je ze volgt en begeleidt.
- Adviseer je over tijdlijnen en kosten.
Behoeftemanagement:
- Identificeer en rapporteer je problemen en bedreigingen (actuele of toekomstige).
- Vertaal je informatiebehoeftes naar functionaliteiten.
- Registreer je incidenten en kijk je naar de oorzaken om herhaling te voorkomen.
Wijzigingenbeheer:
- Beheer, verwerk en geef je prioriteit aan wijzigingsverzoeken.
- Bepaal je de impact van wijzigingen voor de bestaande bedrijfsprocessen.
- Rapporteer je over de lopende en doorgevoerde wijzigingsverzoeken.
Hoeveel verdient een functioneel beheerder?
Een functioneel beheerder verdient gemiddeld € 3496 bruto per maand. Dit bedrag is afhankelijk van je ervaring en het bedrijf waarvoor je werkt.
Met wie werk je samen?
Als functioneel beheerder ben je een beetje de kameleon van een organisatie. Je moet overal goed inpassen en als het ware in je omgeving opgaan. Aan de ene kant werk je nauw samen met de ICT-afdeling, aan de andere kant ben je er ook voor de gebruikers en het management.
Doordat je met verschillende mensen samenwerkt, is het belangrijk niet alleen sterk te zijn in de technische kant van je vak. Ook je soft skills zijn belangrijk in deze rol.Zo moet je goed kunnen communiceren, kennis hebben van verandermanagement en draagvlak kunnen creëren.
Hoe word je een functioneel beheerder?
Van functioneel beheerders wordt over het algemeen een hbo-opleiding gevraagd in de richting van business en/of ICT.
Relevante opleidingen zijn bijvoorbeeld Bedrijfsinformatica (hbo), Business & IT Management (hbo), Informatica (hbo), International Business & Management (hbo) en Technische bedrijfskunde (hbo), of traineeships.
Het voordeel van een traineeship is dat je meteen aan de slag kunt in het vak. Als trainee begin je in een (starters)functie bij een werkgever. Terwijl je werkt, leer je alles om specialist te worden op je vakgebied. Het is een combinatie van werken en leren. Zie het als een stage, of een inwerktraject van een baan.
Een ander groot voordeel is dat je wel gewoon betaald krijgt. Je kunt zelf een traineeship regelen, of dit doen via een bedrijf dat hierin is gespecialiseerd. Het fijne van samenwerken met een bedrijf is dat je via hen meteen een netwerk opbouwt.
Een goed voorbeeld van een traineeship in deze sector is het traineeship informatiemanagement bij Breinstein. Breinstein richt zich op traineeships in digitale transformaties.
Wat doe je tijdens zo’n traineeship informatiemanagement?
Tijdens dit traineeship richt je je gedurende een langere periode op één of meerdere opdrachten. Denk aan grootschalige digitaliseringsprojecten zoals het implementeren van nieuwe systemen. Hiervoor moet je eerst draagvlak creëren onder medewerkers.
Opdrachtgevers kunnen gemeenten, provincies, waterschappen, zorginstellingen of het onderwijs zijn. In sommige gevallen werk je compleet digitaal voor hen.
Tijdens het opleidingstraject komen de volgende onderdelen aan bod:
Informatiemanagement & Design Thinking
Hier leg je de basis voor informatiemanagement of functioneel beheer. Tijdens vier inhoudelijke opleidingen van Anna Snel van de VUCA Academy leer je alles over laatste trends en ontwikkelingen in dit snel veranderende vakgebied. Je leert hoe je lastige vraagstukken op een creatieve manier met behulp van Design Thinking aanpakt. Na dit onderdeel heb je alles wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met complexe vraagstukken.
Modules aan de Radboud Universiteit
Het onderdeel Informatiemanagement & Design Thinking wordt vervolgens verder uitgediept met modules aan de Radboud Universiteit (RU). We ontwikkelden in samenwerking met de RU een speciaal programma op het gebied van Sociaal Organisatorische Bedrijfskunde.
De zeven modules zijn:
- Inleiding sociaal-organisatorische bedrijfskunde
- Systeemtheorie
- Inrichtingsregelen: het ontwerp van organisatiestructuren
- Informatiemanagement
- HR-management en Kennismanagement
- Veranderkunde en -management
- Interventiemethodologie
De modules worden gegeven door ervaren docenten. Na afronding van deze zeven modules ontvang je een erkend certificaat op post-master niveau.
Persoonlijk ontwikkelprogramma
Met dit persoonlijke ontwikkelprogramma kijken we naar je soft skills en geven we je een boost in je persoonlijke ontwikkeling. Met trainingen leer je het maximale uit jezelf te halen. Je werkt aan je leiderschapsstijl, verbetert je communicatieve vaardigheden en je leert omgaan met weerstand. Jouw field coach begeleidt je, ondersteunt je en daagt je uit om het maximale uit jezelf te halen.
Lean, Agile, Scrum, ITIL en BISL
Tijdens dit onderdeel leer je meer over relevante projectmanagement methodieken. Hiermee kun je sneller, beter en slimmer werken. De opleidingen volg je bij bekende trainingsinstituten, en je ontvangt natuurlijk de bijbehorende certificaten.
Waar werken functioneel beheerders?
Functioneel beheerders werken overal waar gebruik wordt gemaakt van informatietechnologieën. Tegenwoordig is dat vrijwel in alle organisaties. Er zijn maar weinig organisaties die niet werken met ICT en geen gebruik maken van functionaliteiten. Denk met name aan de overheid en het bedrijfsleven. Dit zijn bij uitstek sectoren waar gebruik wordt gemaakt van complexe informatiesystemen. Zij kunnen hulp gebruiken bij het implementeren van wijzigingen maar ook bij het ondersteunen van de eindgebruikers,, het toewijzen van rollen en dergelijke.
Uiteindelijk kies je natuurlijk zelf waar je voorkeur naar uitgaat. Het veld is breed genoeg en er is voor elk wat wils. De komende jaren zullen er steeds meer IT-rollen ontstaan binnen verschillende sectoren. Dus als jouw hart nu sneller klopt van een sector waar je nog niet aan de slag kunt, is dat over een paar jaar misschien anders.
Zie jij jezelf wel een rol vervullen in functioneel beheer? Als functioneel beheerder of informatiemanager? Als je nog niet de skills hebt die je nodig hebt, nodigen wij je graag uit om er samen met ons aan te werken. Leren terwijl je werkt. Werken terwijl je leert. Klinkt dat niet als een droom? Neem contact met ons op en we vertellen je meer over ons traineeship.
