Terwijl ik in de stoptrein van 17:00 uur terug naar huis zit, zie ik het landschap aan mij voorbij razen. Was die vergadering nou maar een kwartier eerder afgelopen denk ik, dan had ik de intercity kunnen nemen. Die is en sneller en stopt ook nog eens minder vaak! Qua tijd maakt het nu in ieder geval niet zoveel meer uit, want zowel deze als de volgende intercity arriveert – als het goed is- op hun eindbestemming om 18:15 uur. Haastige spoed is zelden goed. Vaker stil staan, wil dus niet altijd zorgen voor een langere reistijd. Bij de aanschaf van een nieuw product werkt dat precies zo. Wat daar mee bedoeld wordt? Dat leg ik je uit in mijn nieuwste blog.
Een nieuw systeem
Het komt je vast bekend voor. Je moet een dossier opzoeken, maar deze kun je nergens terugvinden. Nadat je 4 verschillende systemen hebt doorzocht, 2 collega’s hebt gevraagd en wat gepuzzeld hebt, kun je eindelijk een link leggen tussen de bestanden. Chapeau, je hebt het dossier waar je naar zocht. Hoe handig zou het zijn als je een systeem had waarin je alles in één overzicht terug kon vinden. Via via kom je in aanmerking met een software leverancier die precies kan bouwen waar jij naar opzoek bent. Hij vertelt je dat je er ook nog eens met meerdere personen tegelijkertijd in kunt werken! Geweldig! Die moet je hebben. Als alles in kannen en kruiken is en je vol trots je businessplan presenteert aan de directie, krijg je de vraag of er wel een officiële aanbesteding is geweest. Dat is iets waar je vooraf niet over na had gedacht. Het gevolg is dat je project vertraging oploopt, je een nieuw plan moet schrijven en een softwareleverancier teleur moet stellen. Hoe had je dit kunnen voorkomen?
Terug naar de basis
Allereerst is het van belang om alle wensen en eisen te formuleren en alle relevante partners vroegtijdig te laten aanhaken in het proces. Zo zorg je er voor dat collega’s zich gehoord voelen. Dit is essentieel voor de doorloop van jouw plan. Belangrijk is hierbij om de opdrachtgever goed uit te vragen wat hij of zij voor ogen heeft. Welke resultaten er verwacht worden en welke randvoorwaarden aan het einddoel worden gesteld. Op basis hiervan kun je je scope vaststellen. Door dit te verhelderen, weet je in een vroeg stadium al waar je wel en juist niet onderzoek naar gaat doen. Vanzelfsprekend is het wel belangrijk om je afspraken goed te documenteren.
De volgende stap
Als je dit in kaart hebt gebracht, vraag je uit met welke personen je hoe dan ook om tafel moet. Door dit te doen, creëer je een vertrekpunt voor je onderzoek. Wellicht zijn er ook kansen om samen te werken met anderen. In ieder geval voorkom je dat er op voorhand kennis verloren gaat of dat mensen zich gepasseerd voelen. Hoe de rode lijn ook gaat lopen, verlies je doel niet uit het zicht. Mocht het doel tussentijds wijzigen, trek dan aan de ‘noodrem’ en maak duidelijke afspraken over een nieuwe deadline met de opdrachtgever. Zo voorkom jij stress en verwachtingen die je niet kan waarmaken. Simpelweg omdat je de regie in eigen handen houdt.
Tijd is geld, geld is tijd
In de IT-wereld noemt men deze methode van structureren ook wel werken onder architectuur. Door deze manier van werken toe te passen werk je niet alleen doelgerichter, vaak bespaar je ook nog geld! Laat mij dat uitleggen aan de hand van ‘De wet van Boehm’:
Al in 1978 bewees Barry W. Boehm dat de kosten van defects exponentieel toenemen als ze later in het ontwikkelproces gevonden worden. Een bevinding gevonden tijdens een review in de requirementsfase is velen malen goedkoper te herstellen dan een defect gevonden tijdens het testen. Het is normaal dat wanneer je aan een project begint niet meteen alle kennis in pacht hebt. Denk hierbij aan wetgeving of werkprocessen. Juist door te werken onder architectuur zal het aantal onbekenden bij aanvang van een project lager zijn. Durf dus je proces on hold te zetten wanneer nader onderzoek vereist is. Wanneer men zal zeggen dat dit teveel tijd kost, breng je de opdrachtgever op de hoogte van de risico’s die hiermee gepaard gaan. Neem de risico’s op in je dossier en laat altijd de eindverantwoordelijke een verklaring tekenen. Focus je niet alleen op de herstelkosten, maar breng ook de tijdsinspanning die vereist is om herstel werkzaamheden in gang te zetten in kaart.
De juiste basis
Hoewel ik voorafgaand aan mijn traineeship binnen Breinstein echt geen strakke planner was heb ik geleerd dat werken onder architectuur een positieve impact heeft op (financieel) risico, tijdsaspecten en kwaliteit! Ik ga hier niet verkondigen dat er één aanpak is die dekkend is voor elk project. Wat ik wel durf te stellen is dat: je met structuur een gefundamenteerde basis kan leggen voor een succesvol project.
