Informatiebehoefte is anno 2021 actueler dan ooit. We zitten momenteel midden in een spannende fase van het informatietijdperk. De beweging richting het informatietijdperk is ingezet in de late twintigste eeuw en heeft ertoe geleid dat de moderne maatschappij steeds meer draait om data en informatietechnologie.
Een belangrijk kenmerk van het moderne informatietijdperk is dat we informatie vooral digitaal verwerken en opslaan. Daarnaast wordt informatie steeds meer handelswaar. Technologische innovaties ontwikkelen zich bovendien sneller dan ooit tevoren. Dingen zoals kunstmatige intelligentie (AI) en het Internet of Things (IoT) waren een paar decennia geleden nog sciencefiction, maar zijn nu toch echt onderdeel van de dagelijkse realiteit.
Overeind blijven in dit tijdperk van groeiende complexiteit voedt de informatiebehoefte op alle niveaus. Goed informatiemanagement is dan ook de sleutel tot betere bedrijfsprocessen en datagestuurde informatievoorziening. In dit artikel ontdek je wat informatiebehoefte precies is én welke soorten er zijn.
Wat is informatiebehoefte?
Mensen nemen beslissingen en duiden ontwikkelingen over het algemeen op basis van informatie. Dat geldt voor zowel individuen als organisaties. Informatiebehoeften komen voort uit de specifieke informatie die een organisatie of persoon nodig heeft om bepaalde werkzaamheden uit te voeren.
Een bedrijf levert bijvoorbeeld een product of dienst. Om dat zo goed mogelijk te doen, richt de organisatie vaste processen in, die allemaal een eigen informatiebehoefte hebben. De informatiebehoefte bepaalt uiteindelijk welk type informatie een persoon, afdeling of organisatie concreet nodig heeft.
Het management van een bedrijf heeft bijvoorbeeld informatie nodig over de performance van machines en personeel. Of over actuele marktontwikkelingen die bepalen welke strategische koers het bedrijf moet volgen.
Een huisarts of medisch specialist heeft daarentegen behoefte aan informatie over symptomen en ziektebeelden om een accurate en juiste diagnose te kunnen stellen. En docenten willen beschikken over de meest actuele didactische informatie om hoogwaardig onderwijs te kunnen leveren.
Informatiebehoefte is dus een ogenschijnlijk simpel, maar toch veelzijdig begrip. Afhankelijk van wat personen of organisaties willen weten, is informatiebehoefte een veelvormig en sterk contextgerelateerd verschijnsel. De informatiebehoefte van een organisatie is onder meer afhankelijk van:
- de branche waarbinnen ze actief is;
- de complexiteit van de klantvraag;
- actuele marktontwikkelingen;
- processen, opbouw en behoeften.
Feitelijk zijn geen twee informatiebehoeften exact hetzelfde.
Welke soorten zijn er?
Er zijn dus verschillende soorten informatiebehoefte. We nemen de belangrijkste kort onder de loep.
Operationele informatiebehoefte
De operationele informatiebehoefte heeft betrekking op informatie die nodig is om processen op de werkvloer goed te laten verlopen. Die informatie heeft vaak een ‘logistiek’ en praktisch karakter.
Denk bijvoorbeeld aan gegevens die je nodig hebt voor het regelen van de goederenstroom door goede afspraken te maken met leveranciers over de tijdige levering van producten. Of de in het onderwijs noodzakelijke info die ervoor zorgt dat docenten en studenten aan het begin van het schooljaar de juiste leermiddelen en -materialen (digibord, laptop of tablet, boeken) hebben. Ook het maken van een projectplanning of fase-calculatie is een proces met een operationele informatiebehoefte.
Tactische informatiebehoefte
Een tactische informatiebehoefte is meer gericht op het monitoren of bewaken van processen. Je zit dan dus op een iets hoger en abstracter niveau dan bij de operationele informatiebehoefte. De tactische informatiebehoefte richt zich bijvoorbeeld op de bezettingsgraad van een afdeling, de kostprijs van een product of het onboarden van nieuwe medewerkers.
Strategische informatiebehoefte
Dit is het hoogste én meest abstracte niveau. De strategische informatiebehoefte houdt zich bezig met vragen en data die nodig zijn voor het aansturen van een organisatie als geheel. Het is dus meestal informatie die op het niveau van de directie en het hogere management speelt.
Denk bijvoorbeeld aan vragen als:
- Waar willen wij als organisatie over 5 of 10 jaar staan?
- Hoe ontwikkelt onze markt zich? En wat kunnen we de komende jaren verwachten aan nieuwe ontwikkelingen?
- Wat is op de langere termijn de ROI van een nieuw aan te schaffen platform of ERP-systeem?
- Wat is er op strategisch niveau nodig om nieuwe markten en klantgroepen te bereiken?
Waarom is het zo belangrijk?
Informatiebehoefte is een belangrijk begrip in een tijd waarin datagedreven werken steeds meer de gangbare norm wordt. Waarom? Een duidelijk gedefinieerde informatiebehoefte maakt het makkelijker om de informatie boven water te krijgen die essentieel is voor jouw organisatie of vakgebied.
In vroegere tijden hadden bepaalde bevolkings- of beroepsgroepen een monopolie op informatie. In de middeleeuwen waren dit bijvoorbeeld de vorsten, edellieden en geestelijken. Zij beschikten over de geletterdheid die een groot deel van de ‘gewone’ bevolking ontbeerde.
Tegenwoordig is een gebrek aan (toegang tot) informatie niet het probleem. Integendeel: de uitdaging is juist om de waardevolste gegevens te halen uit de groeiende berg aan informatie die via alle gedrukte en vooral digitale media voor iedereen beschikbaar is. En ook apps, IoT-apparaten en ERP- of CRM-systemen produceren en leveren een karrenvracht aan data op.
Hoe breng je de informatiebehoefte in kaart?
Het goed in kaart brengen van je informatiebehoefte is dé manier om specifieke inzichten te halen uit een hoop ongedefinieerde data. Het geeft je meer sturingsmogelijkheden. Maar hoe breng je orde aan in die complexiteit? Met de volgende 3 stappen kom je een heel eind.
- Leg duidelijk vast wat je wilt weten
Het in kaart brengen van de informatiebehoefte begint met het stellen van duidelijke informatiedoelen. Wat wil ik precies weten? En waarom wil ik dat weten?
Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat je wil weten hoe bepaalde producten verkopen in specifieke regio’s, zodat je jouw marketingstrategie hier tot in detail op af kunt stemmen. Of misschien wil je als onderwijsinstelling weten of bepaalde klassen meer succes hebben met het halen van specifieke leerdoelen dan andere.
De informatiebehoefte vastleggen in specifieke vragen of KPI’s maakt het makkelijker om precies die gegevens boven water te krijgen die essentieel zijn voor het succes van jouw business en processen.
- Verdeel de informatiebehoefte
De volgende stap is het verdelen van de informatiebehoefte naar mensen, afdelingen, middelen en maatregelen. Wie heeft welke informatie op welk moment nodig? Dit betekent ook dat je data inzichtelijk en toegankelijk moet maken.
- Informatie toegankelijk maken
De laatste voorwaarde voor het in kaart brengen van je informatiebehoefte is het ordenen van informatie. Bij veel organisaties staat informatie nog tamelijk lukraak verspreid over verschillende systemen en omgevingen (silovorming). Zorg ervoor dat gegevens zonder moeilijke omwegen toegankelijk zijn en dat medewerkers data vanuit een gecentraliseerd informatie-ecosysteem kunnen inzien en gebruiken.
Van informatiebehoefte beantwoorden naar informatiemanagement
Het proces van informatiebehoeften beantwoorden gebeurt binnen veel bedrijven nog op intuïtie en onderbuikgevoel. Hierdoor mis je veel waardevolle gegevens en inzichten die bedrijfsprocessen en -strategieën naar een hoger niveau kunnen tillen.
Door informatiemanagement te gebruiken vertaal je met behulp van harde data jouw informatiebehoeften naar de informatievoorziening die processen optimaal ondersteunt. De informatievoorziening bestaat uit mensen en middelen (applicaties, IT-infrastructuur, vakspecialisten, dienstverleningsprocessen).
De informatievoorziening speelt zich binnen de meeste organisaties af op 3 niveaus:
- Het strategische niveau. Hiermee bedoelen we de informatiestrategie en planning.
- De tactische kant van informatievoorziening. Die bestaat vooral uit de zakelijke processen en het applicatie- en serverlandschap.
- Het operationele niveau houdt zich bezig met het produceren van informatie.
Goed informatiemanagement zorgt ervoor dat je grip krijgt op informatiestromen. Dat levert veel voordelen op.
- Je kunt sneller en makkelijker reageren op invloeden van buitenaf. Denk aan nieuwe marktontwikkelingen, veranderende klantvragen en nieuwe wet- of regelgeving.
- Je haalt meer waarde uit je data en komt beter tegemoet aan interne informatiebehoeften.
- Intern (collega’s onderling) en extern samenwerken (bijvoorbeeld met leveranciers) wordt makkelijker en efficiënter.
Tot slot
De begrippen informatiebehoefte en informatiemanagement zijn belangrijk als je de beste inzichten uit je data wilt halen. De informatiebehoefte brengt in kaart wat je exact wilt weten, terwijl informatiemanagement gegevensstromen ordent en stroomlijnt.
Ben je op zoek naar digitaal talent dat je kan helpen bij het bepalen van je informatiebehoefte en het perfectioneren van informatiemanagement? Dan ben je bij Breinstein aan het juiste adres.
Wij hebben namelijk de juiste jonge en ervaren professionals in huis voor deze onderdelen van het digitale transformatieproces. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan een kijkje op deze pagina of neem contact met ons op!
