Al vaker is in de blogs naar voren gekomen dat Informatiemanagement een vakgebied is dat enorm in ontwikkeling is en in de belangstelling staat. En dat klopt ook. Steeds meer organisaties, met name overheden, zijn zich bewust van het belang grip te krijgen op de gehele informatiehuishouding.
Niet zo gek ook, aangezien de afgelopen twee decennia de slechtst gedocumenteerde ooit lijken te worden. Digitalisering biedt een hele hoop mooie kansen voor bedrijven, maar ook enorm veel uitdagingen. Voor overheden liggen deze uitdagingen vooral in het op correcte wijze structureren en opslaan van alle informatie rondom (werk)processen. Een simpel principe dat in de werkelijkheid toch vaak erg lastig blijkt te zijn.
Ik heb verschillende opdrachten gedaan als trainee en young professional. Het is leuk te merken dat je veel dingen gaat herkennen binnen organisaties. Uiteraard is elke organisatie anders, maar toch zijn de overeenkomsten vaak groter dan de verschillen. En dat geldt ook voor de problematiek die vaak complex is, maar niet uniek. De rode draad die ik telkens weer zie terugkomen is uniformeren, standaardiseren, rationaliseren en professionaliseren. Wat betekenen deze (container)begrippen nou in de praktijk? En waarom leggen we hier zo de focus op?
Informatiehuishouding uniform organiseren
Bij de gemeente Amsterdam zijn we op dit moment druk bezig het uniformeren, standaardiseren, rationaliseren en professionaliseren van de informatiehuishouding. Tot voor kort waren vrijwel alle taken van de gemeente decentraal, dus per stadsdeel, georganiseerd. Dit had tot gevolg dat beleid, processen en de uitvoering van taken per stadsdeel soms sterk konden verschillen. Met het opheffen van de stadsdeelraden in 2014 komt de nadruk steeds meer te liggen op een uniforme manier van werken.
Daar waar werkmethoden inhoudelijk sterk van elkaar verschillen, moet onderzocht worden of deze zich lenen voor een meer generieke werkwijze. Een meer uniforme werkwijze kan leiden tot meer efficiëntie, betere uitwisselmogelijkheden van personeel en effectievere benutting van kennis en expertise. Dit kan bovendien kostenbesparend zijn, bijvoorbeeld omdat minder systemen beheerd hoeven te worden. Rationaliseren houdt ook in dat je beter gebruik gaat maken van de reeds beschikbare applicaties en systemen. Je gaat kijken naar hoe deze optimaal ingezet kunnen worden. Het is daarom belangrijk om de gemeenschappelijkheid op de werkvloer nog meer op te zoeken. Maar ook gebruik te maken van elkaars kennis en kunde en om wat generiek kan ook daadwerkelijk generiek te doen.
Focus op kwaliteit
Door de verschuiving van verantwoordelijkheden naar de lijn, wordt controle op kwaliteit ineens veel belangrijker. Steeds vaker zie je dat de behandelaar van een zaak of proces zelf verantwoordelijk is voor een correctie registratie. De traditionele postkamer met registratiemedewerkers verdwijnt langzaam maar zeker. Registratie van documenten en het toevoegen van documenten aan het proces, wordt een onderdeel van het werk van de procesverantwoordelijke. Dit heeft gevolgen voor bijna alle onderdelen binnen de organisatie. Dit vereist niet enkel aanpassingen binnen de processen en systemen, maar vooral verandering bij de medewerkers zelf. Deze verschuiving vraagt namelijk om andere competenties, kennis en vaardigheden. Dit doen we vooral door medewerkers actief te betrekken in de ontwikkelingen. En hen mee te laten denken in tijdens workshops en trainingen die we geven.
Ondersteuning en advisering
Binnen de Gemeente Amsterdam zetten we deze ontwikkelingen kracht bij en ondersteunen we medewerkers door het team Gebruikersondersteuning. Dit team waar ik onderdeel van ben, werkt hieraan. Dit doen we door trainingen en uitleg te geven aan medewerkers over correct gebruik van de documentmanagementsystemen. In deze systemen wordt alle informatie rondom processen vastgelegd, zodat deze gemakkelijk gedeeld, gebruikt en gearchiveerd kan worden. Ondersteuning en advisering geven we zowel persoonlijk als in groepsverband. Daarnaast bewaken we de kwaliteit en de terugvindbaarheid van alle informatie in het documentmanagementsysteem. Op dit moment zijn we die voor alle zeven stadsdelen uniform aan het inrichten.
Dit alles zodat alle informatie voor een lange tijd beschikbaar, beheerbaar en toegankelijk blijft. Dit is belangrijk voor de bedrijfsvoering van de informatiehuishouding en voor de verantwoording naar de burgers. Op deze manier maken we optimaal gebruik van de kansen die digitalisering biedt.
Wil je ook voor de gemeente of een andere overheidsinstantie werken? Bekijk onze vacatures!
