Dankzij de steeds verder toenemende digitalisering ontstaan er binnen bedrijven steeds omvangrijkere informatiestromen. Door deze informatiestromen beter te organiseren, verbeter je de kwaliteit van je bedrijfsprocessen en de data op basis waarvan je beslissingen neemt. Maar hoe pak je dat aan? We geven je een handig stappenplan in dit blog!
Wat levert het organiseren van informatiestromen jouw bedrijf op?
Informatie, of beter nog: de juiste informatie vinden en gebruiken, is de sleutel voor een succesvolle organisatie. Het goed beheren van de informatiestromen zorgt voor efficiëntie, vernieuwing, inzichten, tevreden werknemers en klanten, en meer winst.
Tegelijkertijd zorgen fouten in data en klantinformatie voor een slechte reputatie van een organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een datalek, of het niet voldoen aan de regelgevingen.
De informatiestromen binnen jouw bedrijf
Data ontstaat overal: zowel binnen als buiten jouw organisatie. Deze data gebruik je niet alleen om het dagelijkse werk uit te voeren, maar ook om strategische beslissingen te nemen, de resultaten in de gaten te houden en bij te sturen wanneer dat nodig is. Daarom is het belangrijk dat de gegevens die je ter beschikking hebt van goede kwaliteit zijn. Alleen zo kun je data omzetten in waardevolle informatie. Je moet dus grip krijgen op de informatie én de informatiestromen binnen jouw bedrijf.
De informatiestromen zijn de ‘stromen’ van relevante gegevens die nodig zijn voor het uitoefenen van het dagelijkse werk. Deze kunnen dus op verschillende plaatsen binnen en buiten de organisatie ontstaan en opgeslagen worden in verschillende informatiebronnen.
Daarbij maken we nog onderscheid tussen verticale informatiestromen, op basis waarvan strategische besluiten genomen worden, en horizontale informatiestromen. Bij horizontale informatiestromen gaat het erom, dat verschillende afdelingen binnen jouw bedrijf op het juiste moment over de juiste informatie beschikken om het proces als een geheel te laten verlopen.
Je informatiestromen organiseren
In elk bedrijf gelden een heleboel bedrijfsprocessen. Dat zijn helder omlijnde activiteiten waar mensen en middelen aan te pas komen. Daarbij kun je denken aan het inkopen van grondstoffen, het productieproces van jouw product of de verkoop van je product of dienst. Maar ook hoe je omgaat met vragen of klachten van klanten. Elk van deze processen heeft een analoog aspect: de mensen, producten of machines.
Maar daarnaast heeft ieder proces een digitaal aspect. Daarbij kun je denken aan e-mail, offertes, facturen en handleidingen. Je medewerkers, maar ook de machines, moeten over de juiste informatie beschikken om aan het werk te kunnen.
Je begrijpt het al: je kunt de informatiestromen in jouw bedrijf niet los zien van je processen. Zeker niet wanneer je ze efficiënter wilt organiseren. Het is dus belangrijk je processen in kaart te brengen vóór je aan de slag gaat met het organiseren van de informatiestromen in je bedrijf.
Stap 1: Je bedrijfsprocessen in kaart brengen
Om kaas te kunnen maken van je informatiestromen, is het belangrijk dat je eerst een helder overzicht hebt van je bedrijfsprocessen. Welke processen vinden er dagelijks plaats in je bedrijf en hoe verlopen deze van A tot Z?
- Wat is het operationele of primaire proces van je bedrijf?
Denk daarbij aan activiteiten als inkopen, produceren en verkopen en breng alle stappen in kaart. - Welke ondersteunende processen zijn er?
Denk daarbij aan bijvoorbeeld de werkzaamheden die de afdelingen marketing, HR of ICT uitvoeren.
Tip: Het kan handig zijn om ieder proces op hoofdlijnen uit te tekenen. Zo maak je het bedrijfsproces inzichtelijker.
Stap 2: Inventariseer de informatiestromen
Zodra de bedrijfsprocessen helder zijn, kun je gaan kijken naar de bestaande informatiestromen. Stel jezelf daarbij voor ieder proces de volgende vragen:
- Wie/welke afdeling moet er over welke informatie beschikken om dit specifieke proces goed te laten verlopen?
- Wanneer moet deze informatie beschikbaar zijn?
- Wie zijn er (nog meer) afhankelijk van deze informatie? En wanneer moeten zij deze informatie beschikbaar hebben?
- Welke knelpunten bestaan er of zijn er mogelijk?
- Hoe bewaken we de kwaliteit van de data?
Tip: Teken iedere informatiestroom uit aan de hand van de processen.
Stap 3: Informatiebronnen identificeren
In iedere organisatie is er een enorme hoeveelheid aan informatiebronnen: van papieren formulieren, e-mails en Excel-lijsten tot ERP- en CRM-pakketten. Vaak is dit geen bewuste keuze, maar ontstaan door de gewoonten van medewerkers en de groei van jouw bedrijf.
Door al deze informatiebronnen te identificeren en uit te zoeken welke informatie zich waar bevindt, zie je vanzelf waar problemen kunnen ontstaan. Informatie die verloren gaat, omdat een vel papier verdwijnt bijvoorbeeld, of informatie die op drie verschillende plaatsen handmatig wordt ingevoerd en opgeslagen.
Tip: Neem de tekeningen van de bedrijfsprocessen en informatiestromen er nog eens bij en teken de informatiebronnen in. Geef vervolgens aan voor welk proces en in welke informatiestroom welke databron aangesproken wordt.
Stap 4: Samenbrengen van data
Waarschijnlijk zie je behoorlijke overlap wanneer je de bedrijfsprocessen, informatiebronnen en informatiestromen uitgetekend hebt. In ieder bedrijf maken verschillende afdelingen of medewerkers op een ander moment gebruik van data of voeren deze in. Als bepaalde gegevens in meerdere informatiebronnen worden opgeslagen, kan dat ervoor zorgen dat je informatie onbetrouwbaar wordt. Een fout is namelijk zó gemaakt en welke databron moet je dan vertrouwen?
Daarom is het verstandig te onderzoeken of er een manier is om deze data, eventueel met behulp van API’s, samen te brengen in een single source of truth binnen jouw bedrijf. Minder databronnen betekent namelijk: minder kans op fouten en daarmee betrouwbaardere informatie. En dat leidt vervolgens weer tot soepelere processen en uiteindelijk tot betere resultaten.
Stap 5: Informatiestromen stroomlijnen
Zijn je databronnen geconsolideerd of was er geen overlap? Dan is het tijd om de informatiestromen binnen je bedrijf te gaan organiseren. Dat kan bijvoorbeeld door automatische workflows aan te maken waarin je ook de voortgang van het proces kunt monitoren.
Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn, dit soort workflows kun je bijvoorbeeld eenvoudig in SharePoint maken. Je kunt er ook voor kiezen een eigen applicatie of portaal te ontwikkelen. Belangrijk daarbij is dat de toegangsrechten vanuit de gekoppelde bronnen behouden blijven.
Informatiestromen organiseren: een continu proces
Het organiseren van je informatiestromen is een behoorlijk omvangrijk project. Als bedrijf ben je nooit ‘klaar’ met het stroomlijnen van je informatiestromen. De wereld om ons heen staat namelijk niet stil, de technologische ontwikkelingen gaan razendsnel en dat heeft gevolgen voor jouw bedrijfsprocessen. En misschien zelfs voor je dienstverlening of product. Ook zodra een proces of werkwijze verandert, heeft dit gevolgen voor je informatiestromen.
Daarom kun je het stroomlijnen van je informatiestromen niet zien als een eenmalige activiteit. Je zult bij iedere innovatie of verandering kritisch moeten kijken naar de gevolgen voor je informatiestromen. Of beter nog: plan periodiek een scan van je informatiestromen in. Dan weet je zeker dat jouw informatiestromen up-to-date blijven en voldoen aan alle eisen.
Creëer overzicht in je informatiestromen
Worstel je in jouw bedrijf ook met papieren lijsten, verschillende softwarepakketten en Excel-bestanden waarin je het overzicht verliest en die gevoelig zijn voor datalekken? Breinstein helpt je de informatiestromen binnen jouw bedrijf te organiseren, zodat je de bestaande informatie optimaal benut en betere resultaten boekt.
Ontdek hoe onze [young] professionals jouw digitale transformatie een boost geven.
