Door het nieuwe corona virus en de intelligente lockdown zijn we gedwongen om zoveel mogelijk vanuit huis te werken. Dit levert voor werkgevers een aantal (nieuwe) uitdagingen op als het gaat om het laten starten van nieuwe trainees en het bijbehorende inwerktraject. De huidige situatie vereist aanpassingen zowel vanuit de werkgever als van de trainee, maar wat is nu belangrijk? En waar dienen zij op te letten?
In deze blog zullen wij samenvatten wat de belangrijkste voorwaarden zijn als het gaat om het vormgeven van een inwerktraject op afstand. De informatie in dit document is samengesteld op basis van de ervaringen van vier verschillende trainees Rik (Omgevingsdienst Brabant-Noord), Roos (Universiteit Utrecht), Yayla (BPD) en Daan (Fritom Group) van Trainee.nl die in de afgelopen weken zijn gestart bij een opdrachtgever en hun inwerktraject volledig op afstand hebben doorlopen.
De techniek
Wellicht een open deur, maar wel het meest belangrijk bij de aanvang van een opdracht: vanaf de eerste werkdag moet de trainee een eigen account hebben en de mogelijkheid om vanuit huis in te loggen. Het is van belang dat de trainee toegang heeft tot de virtuele werkomgeving en alle rechten, benodigde software en bijbehorende licenties voor de trainee direct beschikbaar zijn.
De eerste dag
Vanuit de ervaringen van de verschillende trainees hebben we geleerd dat het belangrijk is dat er van tevoren is nagedacht door de werkgever over de eerste dag. Voor een aantal trainees was er een korte meeting gepland met het hele team zodat zij met iedereen konden kennis maken. Op deze manier wordt het voor de trainee ook direct duidelijk wat de verschillende taken en verantwoordelijkheden zijn binnen het team. Uit de ervaringen van trainees die deze korte kennismaking niet hebben gehad blijkt dat de barrière om iemand een eerste keer te benaderen via een video-gesprek toch wat lastiger blijkt en zij een paar collega’s na een aantal weken zelfs nog helemaal niet hadden gesproken.
Uit de ervaringen van de trainees blijkt verder dat zij het allemaal als prettig hebben ervaren dat er een dagelijks- of wekelijks contactmoment was afgesproken. Vooral trainees die een dagelijkse meeting hadden geven aan dat ze ondanks de afstand daarmee toch wel het gevoel hadden dat ze snel meer feeling met de organisatie en de bijbehorende werkzaamheden kregen.
Daarnaast is het prettig als er direct al een aantal taken zijn om mee aan de slag te kunnen gaan en daarvoor deadlines af te spreken. Wanneer dit niet het geval was bleek dat het in sommige gevallen onduidelijk was wat er van de trainee wordt verwacht en is het ook lastig om een een weg te vinden binnen de organisatie en het uitvoeren van de werkzaamheden op afstand.
Het buddy systeem
Vrijwel alle trainees hebben bij de start van hun opdracht een zogenaamde ‘buddy’ of mentor toegewezen gekregen waar ze veelvuldig mee samenwerkten. Bij de meeste trainees was dit een directe collega die soortgelijke werkzaamheden uitvoert. Omdat je bij de start van je nieuwe opdracht natuurlijk altijd wel met vragen zit is het fijn als je een direct aanspreekpunt hebt waar je altijd terecht kan, het is immers toch wat minder makkelijk om mensen te benaderen op afstand als je net bent begonnen. De ervaring leert dat het prettig is als de trainee een vast aanspreekpunt heeft waar zij terecht kunnen met alle vragen over documenten of werkzaamheden.
Verder gaven vrijwel alle trainees aan dat het gemakkelijk was om op afstand mee te kijken met de werkzaamheden van de toegewezen buddy. Door het scherm te delen in een videogesprek is het meekijken net zo duidelijk en eenvoudig dan in de traditionele situatie op kantoor. Op deze manier krijgen nieuwe trainees de werkzaamheden snel onder de knie en zijn zij in wellicht in een paar dagen al in staat om een aantal taken op te pakken.
Het effect van inwerken op afstand voor de trainee
Ook van de trainee wordt meer gevraagd tijdens het inwerktraject dan in de ‘oude’ situatie. Een aantal trainees gaven aan dat ze het in sommige gevallen lastig vonden om collega’s te benaderen en vragen te moeten stellen wanneer er onduidelijkheden over de nieuwe werkzaamheden zijn.
Daarnaast voelen trainees meer druk om zichzelf te bewijzen en direct waarde toe te voegen voor de organisatie. Voornamelijk omdat het voor de werkgever minder transparant is wat je als nieuwe medewerker aan het doen bent en waar je je mee bezig houdt. Om dit te voorkomen is het van belang dat de opdrachtgever de trainee laat beginnen met meer eenvoudige werkzaamheden of taken. Het is niet realistisch om te verwachten dat een trainee de eerste weken uitsluitend meteen collega meekijkt met zijn werkzaamheden. Wanneer de trainee het meekijken al snel kan afwisselen met eigen werkzaamheden is het inwerktraject prettiger voor zowel de trainee als de rest van het team.
Conclusie
Uit de ervaringen van de trainees kunnen we een aantal belangrijke voorwaarden onderscheiden waar beide partijen aan moeten voldoen om het inwerktraject op afstand tot een succes te maken:
- Techniek moet vanaf de start op orde zijn: virtuele werkomgeving, account(s), software etc.;
- Organiseer een korte kennismaking met het hele team op de eerste dag;
- Wijs een buddy/ mentor aan voor de trainee waar hij/zij met zijn vragen terecht kan;
- Maak samen een planning over de werkzaamheden voor de eerste paar weken;
- Zorg voor een dagelijks/ wekelijks overlegmoment om de voortgang te bespreken.
Het inwerken op afstand vereist op sommige gebieden wat meer inspanning vooraf van de werkgever en trainee. Maar uit de interviews met alle trainees blijkt dat wanneer er vooraf wat meer tijd geïnvesteerd wordt in een goede voorbereiding, veel trainees al snel aan de slag kunnen en binnen de eerste week in staat zijn waarde te creëren voor hun nieuwe werkgever. Als er samen goede afspraken gemaakt worden over deze eerste weken, en beide transparant zijn in hun wensen en verwachtingen, zal men ervaren dat het ook op afstand prima lukt om bij een nieuwe werkgever te starten.
