Ketensamenwerking bij informatiemanagementsystemen (deel 2): De implementatie

Home Ketensamenwerking bij informatiemanagementsystemen (deel 2): De implementatie
·

In deel 1 (zie link) is naar voren gekomen dat binnen informatiemanagementsystemen een goede ketensamenwerking van belang is. Echter er kwam ook naar voren dat bij ketensamenwerking onderlinge afhankelijkheden tussen de verschillende organisaties/ ketenpartners kan ontstaan. Ook is geconstateerd dat door intensievere samenwerking de informatie-uitwisseling en het informatiegebruik belangrijker wordt. De implementatie van ketensamenwerking is een proces dat tijd nodig heeft. Deze blog zal dieper ingaan op deze implementatie.

Veranderende omgeving en implementatie

Een belangrijk aandachtspunt bij het invoeren/ implementeren van ketensamenwerking is de kans dat er uiteenlopende belangen tussen de diverse ketenpartners kunnen gaan optreden. Dit komt mede omdat er een overbrugging moet plaatsvinden tussen de verschillende ketenpartners op de structuur, het proces en de cultuur. Zoals in de eerdere blog naar voren is gekomen ontstaat er ook onderlinge afhankelijkheid doordat informatie wordt uitgewisseld (en dus onderling wordt gebruikt). Om deze twee punten te tackelen is het belangrijk in te zien dat samenwerking en onderlinge afstemming essentieel is. Dit zal leiden tot betere resultaten. Doordat de doelstellingen en richting door iedereen moet worden genomen zal ook de macht of autonomie per ketenpartner afnemen.

Allereerst is het goed om in kaart te brengen waar de mogelijkheden liggen en wat ieders rol binnen de ‘keten’ is. Dit helpt om inzicht te creëren. Tevens is het goed om te kijken naar het huidige beleid en systemen van elke partner, om vervolgens dreigingen en weerbaarheden concreet te maken. De ketenpartners moeten inzien en uitstralen dat samenwerking belangrijk is, aangezien elke ketenpartner hier voordelen bij zal hebben. Tot slot kunnen er analyses worden uitgevoerd en plannen worden uitgeschreven ter bevordering van integratie. Leiderschap en coördinatie/ monitoring is daarbij een belangrijk onderdeel.

Ontwikkelstadia

Ketens gaan door diverse ontwikkelstadia (fases). Er kunnen drie ontwikkelstadia worden onderscheiden, al doorloopt niet elke keten deze cyclus. De eerste fase is die van opportunisme: hier wordt de samenwerking per geval bekeken en wordt er ad-hoc gereageerd. Ook wordt samenwerking nog niet gezien als een belangrijk element. In de tweede fase wordt er meer gefocust op routine waarbij een werkend proces belangrijk is, tevens zijn groepen bezig met de samenwerking en is deze zichtbaar binnen enkele afdelingen. De laatste fase is waarbij de ketensamenwerking wordt gezien als lange-termijn investering en perspectief. Hierbij zijn veel afdelingen/personen betrokken. Samenwerking wordt gezien als een essentieel element voor het goed kunnen functioneren.

Conclusie

Een goede ketensamenwerking opzetten heeft tijd nodig. Kwaliteit en continuïteit bij de ketenpartners is belangrijk, dit vertaald zich terug in goede informatievoorziening en kwaliteit van informatie. Het verkrijgen van inzicht door eerst goed in kaart te brengen waar de mogelijkheden liggen en wat ieders rol is, is essentieel. De ketenpartners moeten eens zijn met het algemene doel en bereid zijn met elkaar te willen samenwerken op het gebied van informatiemanagement en de daarbij behorende systemen. Er is geen uniforme route naar ketensamenwerking, aangezien niet elke keten hetzelfde is. Het beste resultaat wordt behaald als er goed inzicht is in ieders standpunten en daar vanuit een gezamenlijk beleid en plan voortkomt, waarbij leiderschap, analyses en monitoring belangrijk zijn, en waarbij samenwerking wordt gezien als een doel voor de lange termijn.

Geraadpleegde bronnen:

;