Vandaag de dag zijn er allerlei verschillende procesoptimalisatie-modellen beschikbaar. Deze modellen leveren handvatten, tips, trucs en werkwijzen die jou helpen om veel efficiënter te werken en processen te optimaliseren. Ze hebben dus een toegevoegde waarde voor zowel je medewerkers als organisatie.
In dit artikel bespreken we een aantal belangrijke procesoptimalisatie-modellen die anno 2022 nog populair zijn. Elke methode heeft zijn eigen grondbeginselen en bouwstenen. Lees verder om erachter te komen welk model voor procesoptimalisatie bij jouw organisatie past!
Wat zijn procesoptimalisatie-modellen?
Een procesoptimalisatie-model is een gestructureerde set processen, aanbevelingen en werkwijzen die als doel heeft om processen te verbeteren. Is er bijvoorbeeld sprake van veel verspilling bij productieprocessen? Of doen medewerkers geregeld dubbel werk, waardoor de balans tussen manuren en output scheef is?
Een goed model voor procesoptimalisatie signaleert waar de pijnpunten zitten. Bovendien laat het zien hoe je processen optimaliseert en voorspelbaar maakt. De meeste procesoptimalisatie-modellen gaan uit van het principe van continue verbetering. Dit houdt in dat verbeteren geen eenmalige actie, maar juist een continu doorlopend proces is.
Data vormt de belangrijkste input voor de meeste procesoptimalisatie-modellen. De ideale output? Efficiëntere bedrijfsprocessen en betere resultaten tegen lagere of gelijke kosten. De meeste modellen hebben een behoorlijk praktische inslag. De nadruk ligt op doen in plaats van op het passief opnemen van theoretische informatie.
Verschillende procesoptimalisatie-modellen uitgelegd
Organisaties hebben tegenwoordig de keuze uit verschillende procesoptimalisatie-modellen. Tijd om een aantal populaire varianten uiteen te zetten!
Methode 1: plan-do-act-check
Plan-do-act-check (vaak afgekort tot PDCA) is volgens velen het oermodel voor procesoptimalisatie en continu verbeteren. Het PDCA-model heeft een cyclisch karakter; na het evalueren en bijsturen van het traject begint het proces weer opnieuw. Het is dus een procesoptimalisatie-model dat sterk leunt op de kracht van continue verbetering.
Zoals de naam al zegt, bestaat de methode uit vier stappen.
- Plan. Deze fase is gericht op het signaleren en plannen van verbetermethoden. Wat is de gewenste situatie/output en hoe wil je daar komen? Op basis hiervan maak je een goede planning voor een gericht verbetertraject.
- Do. In deze fase ga je concreet aan de slag met de verbetersuggesties die in de planfase zijn opgesteld.
- Check. Dit is de controlefase waarin je de resultaten van de verbeteringen meet. Hebben ze hun vruchten afgeworpen? En heeft iedereen zich aan het originele plan gehouden? Je krijgt inzicht in wat wel of juist niet werkt.
- Act. In deze fase ligt de nadruk op bijsturen. Als uit de vorige 3 stappen blijkt dat je al helemaal op koers ligt, hoef je in deze fase weinig meer te doen. Maar vaak is dat niet het geval en is enige bijsturing op bepaalde punten nog nodig.
Benieuwd hoe de methode van plan-do-check-act er in de echte wereld uitziet? Hier vind je een praktijkvoorbeeld van de PDCA-methode in een zorgomgeving.
Methode 2: Lean Six Sigma
Lean Six Sigma is een procesoptimalisatie-model dat twee bewezen verbetermethodes samenbrengt: Lean en Six Sigma. Lean richt zich primair op het elimineren van verspillingen die tijdens processen optreden. De kernvraag daarbij is of een bepaalde processtap (meer)waarde biedt voor de klant. Zo niet? Dan schrap je dat procesonderdeel.
Six Sigma richt zich vooral op het borgen van de constante kwaliteit van een proces. Een aanvraagproces mag bijvoorbeeld niet de ene keer 2 en de volgende keer 10 dagen duren. En producten die uit je fabriek komen, moeten stuk voor stuk voldoen aan bepaalde kwaliteitsnormen die de consument verwacht.
Samen vormen de twee verbetermethodes een ideale basis voor een procesoptimalisatie-model dat vooral gericht is op het versnellen en klantgerichter inrichten van je processen. Lean Six Sigma gaat er vanuit dat verbetering een continu proces is, dat gedragen wordt door eigen medewerkers. Die kennen de eigen processen namelijk het beste. Bovendien hebben ze vaak al een schat aan verbeterideeën waar je direct mee aan de slag kunt.
Lean Six Sigma kent een drietal gradaties die je met speciale trainingen kunt halen.
- De Green Belt is bedoeld voor toekomstige projectleiders.
- De Black Belt is gericht op mensen die als LSS-experts gaan functioneren binnen een organisatie.
- De Yellow Belt is bedoeld voor medewerkers die meer willen weten over Lean Six Sigma.
Methode 3: balanced scorecard
De balanced scorecard is een procesoptimalisatie-model dat managers vaak gebruiken als evaluatietool voor het analyseren van complexe vraagstukken. Een balanced scorecard is een systeem dat aan de hand van een groep samenhangende financiële en niet-financiële indicatoren inzicht geeft in het behalen van kwantitatieve en kwalitatieve doelen.
Dit procesoptimalisatie-model bestaat doorgaans uit een viertal onderdelen:
- De vertaling van een visie of strategie in concrete doelen.
- Het communiceren van doelen. Die koppel je vervolgens aan individuele prestaties.
- Het maken van een planning voor het verwezenlijken van de bedrijfsdoelen.
- Het evalueren en verbeteren van de balanced scorecard.
Methode 4: datacratisch werken
Datacratisch werken betekent volgens Daan van Beek, de schrijver van het boek ‘Datacratisch werken’ dat je het aan de hand van data vandaag beter doet dan gisteren. Je past de kracht van data verzamelen en analyseren dus toe op het verbeteren van je bedrijfsprocessen. Serieus werk maken van data analytics betekent dat je als organisatie voortaan beter, slimmer en sneller werkt.
Door de werelden van data en continu verbeteren met elkaar te verbinden, mobiliseer je een enorme verbeteringskracht. Beslissingen en strategieën zijn voortaan niet meer gebaseerd op intuïtie en onderbuikgevoelens, maar op concrete inzichten die je uit de groeiende berg aan harde data haalt die in het digitale informatietijdperk beschikbaar is.
Methode 5: design thinking
Design thinking is een procesoptimalisatie-model dat sterk de nadruk legt op creativiteit en snelle innovatie. Het is een mensgerichte, instinctieve benadering om te vernieuwen en te innoveren op basis van technologie, klantbehoeften en klantwensen.
Design thinking laat veel ruimte voor eigen initiatief. De methode bevat 5 basisstappen die je vrij flexibel kunt invullen.
- Empathize. In deze eerste fase breng je de behoeften van alle menselijke betrokkenen (klanten, medewerkers, opdrachtgevers, partners) in kaart. Op basis van hun wensen en behoeften breng je het probleem onder woorden.
- Define houdt in dat je op basis van de informatie uit stap 1 en ontwerpdenken een probleemstelling definieert.
- In de ideate-fase laat je zoveel mogelijk ideeën de revue passeren. Zo wakker je de creativiteit aan en vind je sneller de beste oplossingen.
- Vervolgens ontwerp je een prototype dat de belangrijkste functionaliteiten en features van de eindoplossing herbergt.
- In de testfase kun je de puntjes op de i zetten en verwerk je verbeteringen en extra’s in het eindproduct.
Methode 6: Training Within Industry (TWI)
Training Within Industry (TWI) is ontstaan tijdens de Tweede Wereldoorlog. De Amerikaanse Industrie moest toen razendsnel nieuwe mensen inwerken omdat veel arbeiders als soldaat naar het front vertrokken.
Dit model voor procesoptimalisatie maakt vooral gebruik van standaardisatie, zowel op het gebied van het trainen als het uitvoeren van taken. De trainer doet een taak drie keer voor, waarna de werknemer de taak vier keer nadoet. Stapsgewijs krijgt de medewerker inzicht in het wat, hoe en waarom van een taak.
Een ander belangrijk kenmerk van TWI-training is dat deze zich exclusief richt op de aspecten van een taak of proces die strikt noodzakelijk zijn. Geen overtollige theorie, maar een optimalisatietraject dat helemaal ‘to the point’ is.
TWI wordt veel gebruikt in de maakindustrie. Het model helpt om taken en productieprocessen te standaardiseren en optimaliseren. Het resultaat: een goede en voorspelbare output.
De kracht van Procesoptimalisatie-modellen
Welk procesoptimalisatie-model voor jou het meest geschikt is, hangt af van een aantal factoren. Denk bijvoorbeeld aan je core business, de opbouw van je organisatie en de unieke uitdagingen waar je mee te maken hebt.
Wat je ook kiest, een ding is zeker: procesoptimalisatie levert je zowel business- als kostentechnisch grote voordelen op. Ben je op zoek naar professionals en talenten die jou helpen met het optimaliseren van je processen? Dan helpt Breinstein je graag verder.
Meer weten? Neem dan gerust een kijkje op onze website. Je kunt ons natuurlijk ook altijd bellen of mailen!
