Gaan we vandaag op het werk een potje rugbyen of een Toyota bouwen? Beetje cryptisch misschien, maar ik heb het over Agile Scrum versus Lean management. Voor mijn eerste opdracht bij PWN ben ik in aanraking gekomen met Agile Scrum. Eerlijk gezegd dacht ik dat het zomaar een naam was voor het SharePoint online team waar ik als teamlid fungeerde. Mijn opdrachtgever wilde dat ik de PWN archivering conform wet- en regelgeving binnen SharePoint ging implementeren. Ik ben werkelijk razend enthousiast geworden van Scrum! De snelheid, structuur, de samenwerking en een tevreden opdrachtgever gaf de doorslag. Want Scrum is niet zozeer een aanpak voor ontwikkeltrajecten, maar het is eerder een mindset. Maar dat geldt ook voor Lean Management. Welke methode kies ik dan voor mijn organisatie?
Software ontwikkeling
Veel bedrijven hebben moeite om hun software ontwikkeltrajecten binnen de afgesproken tijd en budget af te ronden. De meeste voldoen na realiseren niet aan de behoefte van de opdrachtgever. Het is niet meer van deze tijd om jarenlange projectvoorstellen te schrijven en na lange tijd iets compleets op te leveren. Door deze manier van werken loop je het risico dat er afzonderlijk van elkaar gewerkt wordt en pas aan het eind de resultaten getoond. Voor het team vaak een verrassing. Zonde, want zo gis je eigenlijk naar kwaliteit en hoop je dat de klant tevreden is.
Welke methode werkt wel?
Daarom is men op zoek naar een methode die wel werkt. Al tientallen jaren probeert men voorspelbare processen te vinden voor het verbeteren van productiviteit en kwaliteit. Sommige proberen het proces te systematiseren en te formaliseren. Anderen passen projectmanagement technieken toe. Denk aan Prince2, Lean management Waterval, IPMA, Projectmatig werken en Agile methodes zoals Scrum en Kanban. In deze blog worden de overeenkomsten en verschillen tussen Agile Scrum en Lean uitgelegd, zodat het je handvatten geeft in het maken van een keuze.
Wat is Agile Scrum?
Scrum is een term die afkomstig is uit de rugbysport. Bij een scrum probeert een team samen een doel te bereiken en de wedstrijd te winnen. Samenwerking is heel belangrijk en men moet snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden. Scrum gaat ervan uit dat kennis ontstaat uit ervaring en het nemen van beslissingen op basis van wat bekend is. Dus niet met de gordijnen dicht traditionele projecten uitdenken, maar open en samen met de klant. Het is de filosofie van ‘see-feel-change’. Oftewel leren door doen. Anders geformuleerd: Beter worden door opgedane ervaring en met kleine stapjes succes boeken in plaats van na veel werk het systeem implementeren en falen.
Wat zijn de voordelen van Scrum?
- Het verhoogt de effectiviteit en betrokkenheid van het team
- Het zorgt ervoor dat je iedere 2-4 weken een werkend product kunt opleveren
- Het zorgt ervoor dat je uitsluitend bouwt wat je nodig hebt
- Je beschikt over het product dat de opdrachtgever nodig heeft en wilt
- Je hebt duidelijk inzicht in de voortgang van het product of project
Succesvolle implementatie Scrum
- Leer door te doen, train het management en medewerkers en zorg daarnaast voor een coach
- Zorg voor mandaat en beschikbaarheid Product Owner
- Toewijding/discipline op 1 locatie: iedereen moet zich vol voor het gezamenlijke doel inzetten; het is geen deeltijdklus
- Focus: men moet zich enkel richten op wat er in de sprints gedaan moet worden
- Creativiteit: sta open voor nieuwe dingen buiten je comfort zone
- Vertrouwen en openheid: men moet elkaar goed op de hoogte houden van de voortgang en mogelijke problemen, ook richting de klant (transparantie)
- Lef: men moet lef hebben om zaken te benoemen, vragen te stellen en met nieuwe oplossingen te komen
- Blijf scherp/kritisch: denk groot, maar lever klein op
Wat is Lean Management?
De Engelse term Lean manufacturing betekent letterlijk slanke productie. De lean methode is afkomstig van de Japanse autofabrikant Toyota. Lean betreft een managementfilosofie in een multidisciplinair team, gericht op het realiseren van maximale waarde voor de klant, met zo min mogelijk verspillingen. ‘Begin bij het eind!’ Elk team dat dit onderwerp op de agenda weet te houden en regelmatige concrete acties uitvoert om dit te realiseren, is Lean. Het gaat om het creëren van onderling respect, samenwerking en betrokkenheid waardoor dit mogelijk wordt.
Wat zijn de voordelen van Lean?
- Klanttevredenheid waar verspilling vermijden en waarde toevoegen in het DNA zit
- Medewerkers krijgen het gevoel dat ze een wezenlijke bijdrage leveren aan de missie
- Focus op hetgeen wat belangrijk is; hetzelfde doel voor ogen
- Gezonde marges en een hogere klant- en medewerkerstevredenheid
- Continue verbeteren en de verwachtingen overtreffen van de klant
Succesvol Lean Management
- Leer door te doen en train of coach het management en medewerkers: dit voorkomt conflicten en zet management in hun rol om veranderingen te faciliteren
- Creëer een positieve sfeer: wees tolerant naar fouten, ondersteun een leeromgeving, wees voorbereid op weerstand
- Geef het team verantwoordelijkheid: zij zijn immers de experts
- Boek zo snel mogelijk resultaten: als nog niet iedereen overtuigd is van de voordelen van Lean, laat successen zien
- Focus op kostenreductie, doorlooptijdverkorting en kwaliteitsverbetering
- Vertrouwen en openheid: men moet elkaar goed op de hoogte houden van de voortgang en mogelijke problemen, ook richting de klant (transparantie)
- Zie het geheel: zodat het ten goede komt van de klant en de organisatie in zijn geheel
Overeenkomsten: Agile Scrum vs Lean
Verschillen: Agile Scrum vs Lean
Welke methode past bij mijn bedrijf?
Welke methode beter is, kan eigenlijk niemand zeggen. Dat zal iedereen voor zichzelf moeten bepalen, rekening houdend met de organisatie. Beide methoden sluiten nauw op elkaar aan en passen eigenlijk binnen elke manier van ontwikkeling. Waar het als eerste om gaat is dat de klant altijd centraal moet staan en het product krijgt wat hij verwacht, en misschien zelfs nog iets meer. Alles is beter dan de chaos en onduidelijkheid van een methodeloos project. Zelfs met een klein team of een eenvoudig project is het aan te raden om wat structuur aan te brengen.
Lean of Agile als tweede natuur
Er zijn al situaties waar het lean- of agile- of scrum managen en werken een tweede natuur van de verantwoordelijke professionals zijn geworden. De technieken en instructies zijn niet langer de leidraad, maar worden gebruikt wanneer ze het nodig achten. De achterliggende filosofie is geïnternaliseerd in de mentaliteit van de betrokkenen. Het is een mindset geworden.
Wil je meer leren over Lean? Bekijk hier dan eens vacatures voor het traineeship informatiemanagement!
