Timemanagement. Wat roept dit als eerste bij jou op? ‘Help! Hier ben ik veel te chaotisch voor!’? Of ‘ik ben veel te druk, ook al plan ik alles strak in’? Vorige week hadden de trainees van de maart klas een trainingsdag bij Breinstein met als thema timemanagement. Breinstein trainer Floortje Dopmeijer nam ons mee in de wondere wereld van het slim plannen.
Leerdoelen
We begonnen de dag met een kort voorstelrondje, waarbij je ook gelijk je leerdoel voor die dag kon benoemen. Veel verschillende reacties kwamen hier uit voort. De een wilde leren beter prioriteiten stellen en de ander beter leren plannen op lange termijn. Ook waren er trainees die van zichzelf wisten dat ze dit allemaal al best wel onder de knie hadden.
Timemanagement
Wat is belangrijk om in gedachten te houden als je denkt aan timemanagement? De definitie zoals wij hem besproken hebben is ’tijd kun je niet managen, je kunt alleen jezelf managen’. Tijd is er altijd en hoe je tijd beleeft is heel persoonlijk. Helpt het jou voor je dagindeling of ervaar je tijd als een tiran?
Jezelf managen
In het kader van jezelf managen en niet de tijd, focussen we tijdens deze training op de combinatie van jouw werkstijl en slim plannen. Prioriteiten bepalen is hier onderdeel van. De ultieme test hiervoor was de postbakoefening. Hoe zorg ik ervoor dat ik mijn mail georganiseerd houd? Hiervoor is het Eisenhouwer model/Covey matrix gebruikt. Eerst bespraken we het model, waarin 4 categorieën te onderscheiden zijn. De vragen die gesteld worden zijn: Is het urgent en is het belangrijk? Dit leidt naar de categorie waar je jouw mail of taak in kan plaatsen.
De opdracht
Elke trainee kreeg een A4 waarop de situatie van een organisatie beschreven stond. Vervolgens kreeg je een lijst met mailtjes en in 5 minuten tijd moest je deze ordenen. Heeft het prioriteit? Wat moet mijn actie zijn op deze mail?
Op het moment dat de 5 minuten in gingen begon iedereen ijverig te werken. De een ging eerst alles langs om er prioriteit aan te geven en de ander nam ze direct stuk voor stuk in zijn geheel door. Het was interessant om te zien hoe iedereen op een andere wijze met timemanagement te werk ging. Achteraf gaf de één aan meer kaders nodig te hebben voordat hij of zij een keuze kon maken terwijl de ander direct actie ondernam.
Werkstijl aanpassen
Een goede vraag is dan ook of je jouw werkstijl kan toepassen op jouw werkplek? Krijg je energie van je werk of kun je dit juist niet kwijt? Wat is jouw leerdoel en hoe efficiënt en effectief werk je hier naar toe? Is er iets wat in de weg kan zitten, bijvoorbeeld de zogenoemde energievreters waar je dagelijks tegen aan loopt? Wat dacht je van je telefoon waardoor je wordt afgeleid? Die vergaderingen waar je niet direct een rol in hebt? Of die collega die even een kletspraatje komt maken (maar wat toch ook wel erg gezellig is)?
Gouden tip in timemanagement
De gouden tip, om mijzelf en mijn tijd nog beter te managen, die ik aan het einde van deze dag heb meegenomen is: plan het allemaal wat ruimer in en plan bijvoorbeeld een extra buffer, voorbereidingstijd, zoektijd, enz. in. Persoonlijk houd ik er van om mijn werk goed en met aandacht te doen, maar door afleiding komt het hier niet altijd van. Door extra tijd in te plannen, creëer je de mogelijkheid om een keer onderbroken te worden en dat kan in sommige situaties voorkomen om op een gehaaste manier te moeten werken. Loopt het allemaal beter zoals verwacht dan houd je uiteindelijk tijd over. En laten we wel wezen, de afwisseling en ruimte voor spontaniteit is ook belangrijk!
Wil je ook aan de slag met timemanagement? Bekijk de vacatures voor het traineeship en wie weet krijg jij binnenkort ook de training van Floortje!
